Ambtelijk formulier/geleidevel met handgeschreven notities (Model No. 14, Algemene Zaken). Linkerbovenhoek (stempel):
BIJBLAD VAN:
M. No. 2 B / 12/2 1940
DOORGEZONDEN: 20/2 - '40.

Linksboven (handgeschreven in schuine tekst):
Dring [onderstreept]
Herinneren

Midden (handgeschreven instructie):
Vraagt U Senator
eens hoe deze quaestie zit.
23/2 '40 W Laan [paraaf]

Rechtsboven (handgeschreven notitie):
Senator sprak ons om
erkenning als groothandelaar!
afg. 23-2-'40
[paraaf]

Linkeronderhoek (gedrukt):
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Formele structuur: Het document is een officieel bijblad van een Nederlands ministerie (waarschijnlijk Algemene Zaken of Economische Zaken, gezien de term 'groothandelaar'). Het dient als drager voor interne communicatie en dossieropvolging.
* Inhoudelijke kern: De kern van het document betreft de bemiddeling of navraag van een senator over de status van een "erkenning als groothandelaar". De notities zijn instructies van een ambtenaar (W. Laan) om uit te zoeken wat de stand van zaken is in deze kwestie.
* Handschrift: Er zijn twee verschillende handen herkenbaar. De ene geeft de instructie om de senator te bevragen, de andere (rechtsboven) noteert de aanleiding: de senator heeft persoonlijk contact opgenomen over de groothandelaarserkenning.
* Terminologie: De afkorting "afg." staat voor 'afgehandeld' of 'afgegeven', wat aangeeft dat de actie op 23 februari 1940 is verwerkt. * Historische periode: De datum februari 1940 plaatst dit document in de maanden direct voorafgaand aan de Duitse inval in Nederland. In deze periode was er sprake van een toenemende overheidsregulering van de handel en distributie.
* Politiek-ambtelijke verhoudingen: De expliciete vermelding van een "Senator" (lid van de Eerste Kamer) die "ons sprak" wijst op directe politieke belangstelling voor een administratieve vergunningskwestie. Dit type politieke bemoeienis met individuele dossiers was niet ongebruikelijk, zeker wanneer het ging om economische belangen in tijden van schaarste of naderende crisis.
* Administratieve achtergrond: Het modelnummer "Model No. 14" uit 1937 toont aan dat dit een gestandaardiseerd proces was binnen de toenmalige bureaucratie voor het doorzenden en annoteren van bijlagen bij lopende dossiers. M. No W. Laan