V. Gijn.

Afschrift v. stukken
laten maken door
retour Afd. P. M.
G De notitie bevat een korte administratieve instructie:
* V. Gijn: De naam bovenaan fungeert als referentie of geadresseerde. Het kan verwijzen naar een dossierhouder of de persoon die de stukken in bezit heeft.
* Opdracht: De kern van de notitie is de opdracht om "Afschrift v. [van] stukken laten maken door". Dit wijst op het proces van het handmatig of mechanisch kopiëren van documenten.
* Bestemming: De afkorting "Afd. P. M." in de regel "retour Afd. P. M." staat waarschijnlijk voor een specifieke afdeling, zoals de Afdeling Personele Middelen of een vergelijkbare administratieve eenheid.
* Paraaf: De letter "G" onderaan is de paraaf van de afzender, vermoedelijk dezelfde persoon als de "V. Gijn" bovenaan, wat duidt op een zelf-notitie of een instructie aan een ondergeschikte. Dergelijke briefjes zijn typerend voor de interne logistiek van archieven, advocatenkantoren of overheidsinstanties in de periode voordat fotokopiëren bestond. Stukken werden tijdelijk uitgeleend aan een schrijfafdeling om kopieën ("afschriften") te vervaardigen voor het dossier, waarna de originelen moesten worden geretourneerd naar de afdeling van herkomst. Gezien de naam "Van Gijn" zou dit document gerelateerd kunnen zijn aan de nalatenschap of de zakelijke activiteiten van de bekende Dordtse verzamelaar en jurist Simon van Gijn (1836-1922), hoewel dit zonder verdere archiefcontext een aanname blijft. V. Gijn