Administratief bijblad of geleideformulier (Model No. 14 van Algemene Zaken). [Linksboven, in stempelkader]
B I J B L A D V A N :
M. No. 5/54/3 1940
DOORGEZONDEN: 7/11

[Rechtsboven, handgeschreven in inkt]
in kennis genomen.
[Paraaf, mogelijk een S]
12/11-40 [Paraaf]

[Midden-rechts, handgeschreven in inkt]
Retour gezonden raadhuis
14/11 - 40 [Paraaf]

[Midden, rode potloodnotitie]
[Onleesbaar teken/vinkje]

[Linksonder, gedrukte voet tekst]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een administratief "Bijblad", bedoeld voor het bijhouden van de circulatie en afhandeling van een specifiek dossier (kenmerk 5/54/3).

Uit de aantekeningen valt het volgende proces te herleiden:
1. Het dossier is op 7 november 1940 doorgezonden naar een functionaris of afdeling.
2. Op 12 november 1940 is het dossier "in kennis genomen" (gelezen en geaccordeerd) door een ambtenaar.
3. Op 14 november 1940 is het dossier teruggestuurd naar het raadhuis (de centrale administratie).

De rode potloodstreep is een typisch kenmerk van een archief- of bureau-controle, waarbij een medewerker aangeeft dat de handeling is verwerkt in de administratie. Het document dateert van de vroege maanden van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. Hoewel de bezetting was begonnen, bleef de Nederlandse bureaucratie op lokaal niveau (het raadhuis) grotendeels functioneren volgens de bestaande vooroorlogse procedures en met gebruik van oude formulieren (zoals dit model uit 1937).

Het gebruik van de term "Raadhuis" duidt op een gemeentelijke context. Dergelijke bijbladen werden vaak op de omslag van een dossier geplakt of als los voorblad gebruikt om de route van stukken binnen de gemeentelijke organisatie vast te leggen. M. No