Intern rapport / schaderapport. 19 maart 1940. Rapport.

Hedenmorgen deden de werksters den
Heer Kraan de mededeeling op de type-
kamer een dictaphone-rol te hebben ge-
broken, die met het afstoffen uit het rekje
der afluistermachine was gevallen. Een
bediende van de Fa. Hammacher & Van den Acker,
die hedenmorgen onderhoudswerkzaam-
heden aan de dictaphone-machines
verrichtte, constateerde, dat een metalen
voorblad (een correctie-blokhouder) van
de afluistermachine op de typekamer,
geheel was ingedrukt, terwijl een mica
gehoorschelp beschadigd was, waardoor
beide onderdeelen vernieuwd moesten
worden. Vermoedelijk zijn deze beschadi-
gingen veroorzaakt, doordat de afluister-
machine voorover is gevallen. Hierdoor
zou ook het breken der dictaphone-rol,
die in een rekje in het benedengedeelte
der afluistermachine zijn geborgen, verklaard
kunnen worden. Van het vallen der
afluistermachine hebben de werksters
echter geen mededeeling gedaan.

19 Maart 1940
[Handtekening: J v d Beere]

Teleph. opgegeven aan
Hr. Koster van W.S.B. 2. Brief
van ons onnoodig, zolang de kosten niet bekend zijn.
Hr. Koster zal de zaak onderzoeken. 19-3-’40 H. * Incident: Het rapport beschrijft een schadegeval op een kantoor. De schoonmaaksters meldden aanvankelijk alleen een gebroken wasrol (dictaphone-rol). Bij nader inzien door een externe monteur bleek de machine zelf echter ook ernstig beschadigd (ingedrukt voorblad en kapotte mica gehoorschelp).
* Discrepantie: De opsteller van het rapport merkt fijntjes op dat de werksters wel de gebroken rol meldden, maar hebben verzwegen dat de gehele machine waarschijnlijk is omgevallen. Dit suggereert een vermoeden van onzorgvuldigheid of het achterhouden van informatie door het schoonmaakpersoneel.
* Technische details: Er is sprake van een "dictaphone" en een "afluistermachine". In 1940 werkten deze apparaten met wasrollen waarop audio werd opgenomen. De "afluistermachine" was in deze context de machine die door de typistes werd gebruikt om de opnames uit te luisteren en uit te typen.
* Afhandeling: De zaak is telefonisch gemeld aan een hogere afdeling of toezichthouder (W.S.B. 2). Men wacht met een formele brief tot de reparatiekosten bekend zijn. * Tijdsbeeld: Het document is gedateerd op 19 maart 1940, minder dan twee maanden voor de Duitse inval in Nederland. Het geeft een inkijkje in de dagelijkse kantoorroutine en de hiërarchische verhoudingen van die tijd.
* Terminologie: Het woord "afluistermachine" klinkt in moderne oren wellicht als spionage-apparatuur, maar was in 1940 de gangbare term voor een dicteermachine-speler (transcriptiemachine). Het gebruik van "mica" voor de gehoorschelp duidt op de materiaaltechniek van voor de grootschalige introductie van moderne kunststoffen.
* Bedrijfshistorie: De genoemde firma Hammacher & Van den Acker was in die tijd een bekende importeur van kantoormachines (zoals de Dictaphone en de Burroughs telmachines) in Nederland.