27 mei 1940. [Linksboven handgeschreven aantekening: onleesbaar, mogelijk "A de Vries"]

GEMEENTE AMSTERDAM

No. 250 Bur.G. Amsterdam, 27 Mei 1940.

MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD
NAUWKEURIG HET NUMMER VAN DIT SCHRIJVEN
EN DE AFDEELING TE VERMELDEN.

In verband met de huidige omstandigheden achten wij het noodzakelijk, onder Uw aandacht te brengen, dat bij het gebruik van artikelen van dagelijksche behoefte, zooals kantoorbenoodigdheden, de uiterste zuinigheid in acht moet worden genomen; bestellingen dienen tot het onvermijdelijke te worden beperkt. Met mindere hoedanigheid van het benoodigde materiaal zal genoegen moeten worden genomen.

In aansluiting hieraan verzoeken wij U, ter beperking van de benoodigde archiefruimte en ter besparing van papier, in elk geval het volgende in acht te doen nemen:
1. Het typen geschiedt met ten hoogste $1\frac{1}{2}$ regel-afstand.
2. Het beschrijven van het papier voor brieven en rapporten geschiedt aan twee zijden.
3. Voor copieën wordt dun vloeipapier gebruikt.
4. Het afdrukken van ormig- en stencilwerk geschiedt aan beide zijden van het papier.
5. Uitzonderingen op deze regels worden niet gemaakt dan in gevallen van volstrekte noodzaak.

EL

Burgemeester en Wethouders van Amsterdam,
[Handtekening: onleesbaar]
de Secretaris,
[Handtekening: Van Riessen?]

Aan Hoofden van diensten, bedrijven
en administratiën.

[Linksonder:] Model G. A. 5 / 5000-4-'40
[Middenonder stempel:] № 7/12 / M. 1940 [handgeschreven:] 20/5
[Rechtsonder handgeschreven:] 7 * Taalgebruik: Het document hanteert de toen gebruikelijke formele ambtelijke spelling (bijv. "dagelijksche", "benoodigde", "copieën").
* Inhoud: De kern van het schrijven is een dwingend verzoek tot extreme zuinigheid. Er worden vijf specifieke technische instructies gegeven om papierverbruik en archiefruimte te minimaliseren (dubbelzijdig schrijven, krappe regelafstand, dunner papier).
* Technologie: De vermelding van "ormig- en stencilwerk" verwijst naar de gangbare kopieertechnieken van die tijd. Ormig was een merk spiritus-duplicator.
* Administratieve kenmerken: Het document is voorzien van archiefnummers en een modelnummer (Model G. A. 5), wat duidt op een gestandaardiseerd proces binnen de Amsterdamse bureaucratie. * Historische context: De datum, 27 mei 1940, is cruciaal. Nederland was op dat moment net twee weken bezet door nazi-Duitsland (na de capitulatie op 14/15 mei). De "huidige omstandigheden" waarnaar verwezen wordt, betreffen het begin van de bezetting en de daarmee gepaard gaande onmiddellijke schaarste aan grondstoffen en materialen.
* Bestuur: Hoewel getekend namens Burgemeester en Wethouders, vallen deze maatregelen onder de vroege economische herstructurering tijdens de bezetting, waarbij de distributie en het gebruik van materialen streng werden gereguleerd om tekorten op te vangen. Het document illustreert hoe de gemeentelijke bureaucratie zich direct aanpaste aan de nieuwe realiteit van de oorlogseconomie.