Handgeschreven ambtelijke notitie/memorandum op een voorgedrukt formulier ("Bijblad"). 27 augustus 1940 (gebaseerd op diverse stempels en handgeschreven data). [Kader linksboven:]
B I J B L A D V A N :
M. No. 7/17/6 1940
DOORGEZONDEN: 27/8-140

[Handgeschreven tekst rechtsboven:]
Telef. overleg met Hr. Jonkers:
Opgegeven: 30 L petroleum als
geraamd verbruik 10 Sept. - 9 Oct. as
27/8 '40
[paraf]

[Handgeschreven hoofdtekst:]
(Nº 5/18 G.M.B) Naar aanleiding van Uw brief d.d. 26 Augs jl. heb ik de eer U te berichten, dat de voor mijn dienst benoodigde hoeveelheid petroleum over het tijdvak van 10 Sept. - 9 Oct. 1940 wordt geraamd op 30 L.
J.D.

[Rode inkt midden onder:]
7/17/7 M

[Handgeschreven data en parafen onderaan:]
27/8/40 [paraf]
27/8 '40 [paraf]

[Drukwerk linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een typisch voorbeeld van ambtelijke correspondentie uit de vroege bezettingsjaren in Nederland. Het betreft een korte melding van een geraamd verbruik van brandstof (petroleum).

Opvallend zijn de volgende punten:
1. Efficiëntie: De informatie wordt zowel schriftelijk als telefonisch (zie aantekening rechtsboven) gecommuniceerd en vastgelegd.
2. Formaliteit: Ondanks de beknoptheid wordt de formele aanhef "heb ik de eer U te berichten" gebruikt.
3. Administratieve verwerking: De vele nummers, data en parafen wijzen op een strikt bureaucratisch proces waarbij het document door meerdere handen is gegaan voor registratie en archivering. Het rode nummer "7/17/7 M" duidt waarschijnlijk op een dossiernummer of begrotingspost. De datum, augustus 1940, plaatst dit document in de eerste maanden van de Duitse bezetting van Nederland. Petroleum was een essentieel goed dat al snel schaars werd en onder distributie kwam te staan.

Diensten (mogelijk de Gemeentelijke Militaire Bond of een vergelijkbare instantie, gezien de afkorting G.M.B.) moesten nauwkeurige ramingen indienen om aanspraak te kunnen maken op toewijzingen. De hoeveelheid van 30 liter voor een maand geeft aan dat het hier waarschijnlijk om een kleine lokale dienst of een specifiek apparaat gaat. Het document illustreert de toenemende regeldruk en schaarste aan het begin van de Tweede Wereldoorlog.