Getypte brief (waarschijnlijk een doorslag of archiefkopie). 13 augustus 1940. De Directeur van een onbekende gemeentelijke dienst (mogelijk Stadsreiniging of Publieke Werken, gezien de aard van het materiaal). [Handgeschreven:] Verzonden b/s

[Typschrift:]
vB/HG.
het Hoofd van het
Gemeentelijk Materialenbureau,
Oudezijds Achterburgwal 213,
Amsterdam-Centrum.

7/18/2 M. 13 Augustus 1940.

           Naar aanleiding van Uw brief d.d. 9 Augustus jl.

No.13/18 G.M.B. bericht ik U, dat de voorraad zeep bij mijn dienst
bedraagt: 100 stukjes harde zeep en 40 kg. zachte zeep. Het maande-
lijksch verbruik voor beide soorten bedraagt respectievelijk 30
stukjes en 6 kg.

                                             De Directeur, Het document is een zakelijke, ambtelijke correspondentie tussen twee gemeentelijke instanties in Amsterdam. De kern van de brief is een inventarisatie van schaarse middelen (zeep). De afzender rapporteert een voorraad van 100 stukken harde zeep en 40 kg zachte zeep. Gezien het opgegeven maandelijkse verbruik (30 stukjes en 6 kg) beschikt de dienst op dat moment over een reserve voor ongeveer drie tot zes maanden.

De brief is opgesteld in de toen gangbare formele spelling (bijv. "maandelijksch", "jl.", "U" met hoofdletter). De vermelding "Verzonden b/s" (waarschijnlijk 'bij schrijven') linksboven is een administratieve aantekening die aangeeft dat de brief daadwerkelijk is verwerkt. De datum van de brief, 13 augustus 1940, is cruciaal voor de interpretatie. Nederland was op dat moment drie maanden bezet door nazi-Duitsland. Al direct na de inval ontstonden er tekorten aan diverse grondstoffen en goederen, waaronder zeep.

Het Gemeentelijk Materialenbureau speelde een centrale rol in de distributie en het beheer van schaarse materialen binnen de gemeente Amsterdam. Dat deze dienst opvraagt hoeveel zeep andere diensten nog hebben, wijst op een beginnende centrale distributie of rantsoenering om te voorkomen dat bepaalde afdelingen zonder zouden komen te zitten, of om voorraden te vorderen voor prioritair gebruik. Zeep was een van de eerste producten die tijdens de bezetting op de bon gingen vanwege het tekort aan vetten. Dit document illustreert de bureaucratische kant van de schaarste in de vroege oorlogsjaren.