Officieel bijblad/begeleidingsformulier van het Ministerie van Algemene Zaken. 23 augustus 1940. [Kader linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 7/20/1 1940
DOORGEZONDEN: 23/8 - '40.

[Handgeschreven tekst centraal:]
Voorlaatste alinea van de eerste
bladzijde medegedeeld aan
den heer Jonkman

23/8 '40
[Paraaf/Handtekening]

[Linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document is een ambtelijke notitie op een standaardformulier van het Ministerie van Algemene Zaken. Het doel van dit bijblad is het vastleggen van een specifieke administratieve handeling: het mondeling of schriftelijk overbrengen van een fragment uit een hoofddocument (het 'moederstuk') aan een specifiek persoon.

In dit geval is de voorlaatste alinea van de eerste pagina van het betreffende dossier (kenmerk 7/20/1) gecommuniceerd aan een zekere "heer Jonkman". De stijl is formeel en beknopt, zoals gebruikelijk in de toenmalige Nederlandse ambtelijke correspondentie (gebruik van de naamvals-n in "den heer"). De datum op het document, 23 augustus 1940, plaatst dit stuk in de vroege periode van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze periode bleven de Nederlandse ministeries onder leiding van de Secretarissen-Generaal functioneren, terwijl zij onder toezicht stonden van het Duitse civiele bestuur (het Reichskommissariat).

Het Ministerie van Algemene Zaken fungeerde in principe als het departement van de Voorzitter van de Raad van Ministers (de minister-president). Aangezien de regering op dat moment in ballingschap in Londen verbleef, had het ministerie in Den Haag een coördinerende rol tussen de resterende overheidsorganen. De "heer Jonkman" zou een hogere ambtenaar binnen het departement kunnen zijn geweest, belast met het betreffende dossier. De exacte inhoud waar de alinea naar verwijst, kan zonder het bijbehorende dossierstuk niet worden vastgesteld, maar de zorgvuldige notitie wijst op een dossier waar nauwgezet mee werd omgegaan. M. No