21 augustus 1940 Onbekend (waarschijnlijk een functionaris belast met materieelbeheer) GEMEENTE AMSTERDAM

Amsterdam, 21 Augustus 1940.

[Stempel in paars:] Nº 7/22/1 M. 1940 29/8
[Handgeschreven aantekening in potlood linksboven:] niet [?]..

De Olympia-schrijfmachine 1934 No.187207 van "Marktwezen" werd mij gebracht ter contrôle.

De Secretaris van den dienst, de Heer Mr.A. van Praag, deelde mij desgevraagd mede, dat er eigenlijk geen bepaalde klachten over de machine waren, doch dat de schrijfmachinemonteur, die het onderhoud heeft, hem had gezegd, dat de machine noodig in revisie moest, hetgeen ƒ.30.- zou kosten; zou men hiertoe niet overgaan, dan stond te vreezen, dat reeds spoedig haperingen zouden optreden, die, zoo zij al hersteld zouden kunnen worden, belangrijk hoogere kosten met zich zouden brengen.

De machine is van 1934 en dus 6 jaren in gebruik. Zij werkt goed (zie het hierbijgaande proefwerk) behoudens dat de l wat onduidelijk overkomt en de wagenveer wat zwaar gespannen is. Een en ander kan door den monteur bij het schoonmaken, en [tekst afgebroken]

[Handgeschreven in inkt rechtsonder:]
dit laatste is inmiddels reeds bij een schrijf [?] ge-officeerd.
[Handtekening/Paraaf:] U

AAN den Heer Ir.H.C.King
Hoofd van het Bureau voor
Organisatie en Efficiency. Dit document is een ambtelijk schrijven betreffende het preventief onderhoud van kantoorapparatuur. Een Olympia-schrijfmachine uit 1934, in gebruik bij de gemeentelijke dienst "Marktwezen", is ter controle aangeboden.

Hoewel de machine volgens de Secretaris (Mr. A. van Praag) nog naar behoren functioneert, adviseert de monteur een revisie van dertig gulden om grotere defecten en hogere kosten in de nabije toekomst te voorkomen. De schrijver van de brief merkt op dat de machine al zes jaar oud is en slechts kleine gebreken vertoont (een vage letter 'l' en een te strakke wagenveer), die bij een reguliere schoonmaakbeurt verholpen kunnen worden.

Een handgeschreven aantekening onderaan geeft aan dat een deel van de genoemde problemen inmiddels al is opgelost. Het document illustreert de zorgvuldige, bijna bureaucratische manier waarop in die tijd zelfs relatief kleine uitgaven en onderhoudskwesties binnen de gemeente Amsterdam werden gedocumenteerd. De datum van de brief, 21 augustus 1940, is saillant. Het is slechts drie maanden na de Nederlandse capitulatie en het begin van de Duitse bezetting. Terwijl de stad Amsterdam en haar ambtelijk apparaat onder de nieuwe realiteit van de bezetter moesten functioneren, ging het dagelijks werk — inclusief de zorg voor kantoormachines en de bijbehorende efficiëntie-controles — schijnbaar onverstoord door.

Ir. H.C. King, de geadresseerde, was een belangrijke figuur binnen de gemeentelijke organisatie, belast met 'Organisatie en Efficiency'. Dit bureau was verantwoordelijk voor het stroomlijnen van werkprocessen en het beheren van de kosten binnen de gemeente Amsterdam. De genoemde Mr. A. van Praag was de secretaris van de dienst Marktwezen, een dienst die in oorlogstijd een cruciale rol zou gaan spelen in de voedselvoorziening en distributie. De nadruk op preventief onderhoud in deze brief kan ook duiden op een beginnende schaarste aan nieuwe materialen en machines door de oorlogsomstandigheden.