30 september 1940. P. de Kruijff, Hoofd van het Gemeentelijk Materialenbureau. [Briefhoofd met gemeentewapen Amsterdam]
№ 1/23/1 M.1940 30/9
Gemeentelijk Materialenbureau
Oudezijds Achterburgwal 213 Amsterdam (Centrum)

Telefoon 43321, 43130
Toestellen 483, 568, 569, 576

Aan : Heeren Hoofden van
Diensten en Bedrijven

Verzoeke bij beantwoording datum en
nummer van dezen brief te vermelden

No. 26/1 G.M.B. Amsterdam, 30 Sept. 1940

Bijlagen : [Handgeschreven: m.d.w. / Hr. Sijma]

Verschillende Gemeentediensten en -bedrijven blijken moei-
lijkheden te ondervinden bij de aanschaffing van kantoormeubelen.
Hierom, maar ook reeds uit bezuinigingsoverwegingen, verdient
het ten zeerste aanbeveling, overcompleet meubilair, dat stellig
bij tal van Diensten en Bedrijven aanwezig is, bij andere Diensten
of Bedrijven, welke daaraan behoefte hebben, productief te maken.
Ingevolge opdracht van den Burgemeester is mijn Bureau belast
met het toezicht op dit overcomplete meubilair.
In verband hiermede zag ik gaarne zoo spoedig mogelijk een
opgave tegemoet van al het overcomplete meubilair, dat bij Uw
Dienst of Bedrijf aanwezig is. Ik zou het op prijs stellen, indien
daarbij een korte omschrijving werd gegeven, benevens eenige maten
van de betreffende meubelen, alsmede de naam van den ambtenaar,
waarmede omtrent dit meubilair overlegd kan worden.
Mocht een Dienst of Bedrijf derhalve behoefte hebben aan
kantoormeubelen, dan zal het uiteraard zaak zijn, dat vóór tot
aanschaffing wordt overgegaan, eerst bij mijn bureau wordt geinfor-
meerd of het verlangde meubilair bij een anderen Dienst of Bedrijf
overcompleet is.
FM.

Het Hoofd van het
Gemeentelijk Materialenbureau,
[Signatuur: P. de Kruijff]

1000-8-'40 * Kernboodschap: De brief kondigt een centrale inventarisatie aan van alle overtollige ("overcomplete") kantoormeubelen binnen de verschillende Amsterdamse gemeentediensten.
* Doelstelling: Het Materialenbureau wil hergebruik stimuleren. Voordat een dienst nieuwe meubels mag kopen, moet er eerst gecontroleerd worden of er binnen de gemeente nog bruikbaar meubilair beschikbaar is bij andere afdelingen.
* Motivatie: Er worden twee redenen gegeven: de bemoeilijkte aanschaf van nieuwe goederen en de noodzaak tot algemene bezuinigingen.
* Autoriteit: De maatregel wordt genomen in directe opdracht van de Burgemeester, wat het dwingende karakter van de instructie onderstreept. Deze brief is gedateerd op 30 september 1940, slechts enkele maanden na de Duitse inval in Nederland (mei 1940). De genoemde "moeilijkheden bij de aanschaffing" zijn een directe aanwijzing voor de beginnende schaarste aan grondstoffen en goederen als gevolg van de bezetting.

Hoewel de bezetter de touwtjes steeds strakker in handen kreeg, functioneerde het Amsterdamse ambtenarenapparaat in deze fase nog grotendeels volgens de bestaande hiërarchie (onder burgemeester Willem de Vlugt). Het document illustreert hoe de oorlogssituatie leidde tot een meer gecentraliseerde en zuinige omgang met gemeentelijke middelen, waarbij het Gemeentelijk Materialenbureau een cruciale rol speelde in het logistiek beheer van de stad in tijden van tekort. De handgeschreven notitie "m.d.w." (met de vraag/mededeling) aan een "Hr. Sijma" wijst op de interne afhandeling van dit schrijven binnen een specifieke dienst. G.M.B. Amsterdam P. de Kruijff Gemeente Amsterdam