GEMEENTE-SECRETARIS
VAN AMSTERDAM No 1037 L.M. 1940
Amsterdam, ~~October~~ 12 November 1940.

No.338 Bur.G.
bijlage(n) Machtwezen
No 7/29/1 M. 1940

De Bedrijfseconomisch Adviseur heeft, naar aanleiding van een opdracht van den Burgemeester, geadviseerd, het rationaliseeren van enveloppen, briefpapier enz., in gebruik bij diensten, bedrijven en instellingen der Gemeente, op de hierna aangegeven wijze te doen geschieden, met welk voorstel de Burgemeester zich heeft vereenigd.
Naar aanleiding hiervan heeft de Burgemeester mij verzocht, U met de nieuwe regeling in kennis te stellen. Ik heb daarom de eer, U het volgende te berichten:

A 1. Zooveel mogelijk moet worden gebruik gemaakt van vensterenveloppen.
2. Besparing op aanschaffingskosten van enveloppen kan bereikt worden, indien alle diensten en bedrijven zich zooveel mogelijk beperken tot enkele genormaliseerde typen enveloppen.
Als hoofdtype van vensterenveloppe wordt die van bijlage 1 gebruikt. Zij dient voor brieven en minder omvangrijke stukken, alsmede voor nota's en dergelijke, voor zoover deze voor het verzenden in genoemde vensterenveloppe kunnen worden geschikt gemaakt. (Bijlage 2 geeft een voorbeeld van een dergelijke nota).
Enveloppen voor diensten, welke geen vrijdom van port genieten of waarvoor gereduceerd posttarief gecontracteerd is, zullen een anderen opdruk hebben, conform aan bijlagen 3 en 4.
Meer omvangrijke stukken of stukken van andere afmetingen moeten in enveloppen van ander formaat verzonden worden; komen deze in groote hoeveelheden voor, dan is het gebruik van een vensterenveloppe daarvoor, zoo mogelijk, aangewezen.
Wat de formaten betreft mag slechts in zeer bijzondere gevallen worden afgeweken van de volgende afmetingen:
V 110 x 220 m.m. E.A 5,6 (bijlage 1, 3 en 4)
V 110 x 156 m.m. E.A 6
115 x 312 m.m. E.A 4/2
120 x 170 m.m. E.C 6
131 x 185 m.m. E.B 6
V 156 x 220 m.m. E.A 5
135 x 262 m.m. E.B 5
220 x 312 m.m. E.A 4
De met een V gemerkte enveloppen zijn eveneens in standaard-uitvoering met venster verkrijgbaar.
Deze formaten zijn genormaliseerd door de Nederlandsche Normalisatie Commissie. Omtrent bestelling van deze enveloppen zal overleg gepleegd moeten worden met den Directeur der Stadsdrukkerij, die van geval tot geval de meest geschikte oplossing kan aangeven, zoo noodig in overleg met het Bureau voor Organisatie en Efficiency.
De reeds door de Stadsdrukkerij ingekochte voorraad enveloppen moet, gelijk van zelf spreekt, eerst worden opgebruikt.

1. Het gebruik van de genormaliseerde vensterenveloppe maakt normalisatie van briefpapier noodig qua formaat en indeeling; zie bijlage 5. Deze normalisatie is ook wenschelijk ter wille van overzichtelijkheid van de, op de gevarieerde correspondentie te plaatsen, referenties, stempels en aanteekeningen.
   Het briefpapier dient in één kleur bedrukt te worden. Zwart is het duidelijkst en ook het goedkoopst.
   De indeeling is zoodanig, dat door het venster in de enveloppe niet alleen het getypte adres, maar ook de naam van den afzendenden dienst zichtbaar is. De vensterenveloppen kunnen daardoor voor alle diensten uniform worden bedrukt.
   De indeeling voorziet in ruimte voor stempeling in verband met het laten vervallen van apostilles; zie hiervoor punt B 1.
   Voor kortere brieven is het formaat conform bijlage 6 het meest geschikt. Aan beide zijden betypt, biedt dit kleine formaat nog meer tekstruimte dan een volle bladzijde van het groote formaat, éénzijdig betypt.
   Het briefhoofd blijft ongewijzigd; het formaat is aldus ingericht voor verzending in het gewone type vensterenveloppe.
   Het bovenstaande heeft betrekking op poststukken, welke al of niet portvrij door middel van den Rijkspostdienst verzonden worden. * Taalgebruik: Het document is opgesteld in het ambtelijk Nederlands van de vroege 20e eeuw (spelling-Marchant), herkenbaar aan woorden als "rationaliseeren", "zooveel" en de naamvallen ("den Burgemeester", "der Gemeente").
2. Administratieve Modernisering: Het stuk getuigt van een vroege poging tot administratieve efficiëntie ("Bureau voor Organisatie en Efficiency"). De introductie van vensterenveloppen was een grote stap in het verminderen van typewerk (het adres hoefde niet meer op de enveloppe getypt te worden).
3. Standaardisatie: Er wordt gerefereerd aan de "Nederlandsche Normalisatie Commissie". De genoemde formaten (zoals E.A 4 en E.A 5) zijn de voorlopers van de huidige ISO-papierformaten (A4, A5).
4. Zuinigheid: De nadruk op zwarte inkt (goedkoopst), het opgebruiken van oude voorraden en het dubbelzijdig typen op kleinere formaten duidt op een sterke focus op kostenbesparing en mogelijk op beginnende materiaalschaarste. Dit document is opgesteld in november 1940, zes maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland. Hoewel de tekst puur organisatorisch lijkt, moet de focus op "rationalisatie" en "efficiency" gezien worden tegen de achtergrond van de oorlogseconomie. De bezetter stuurde aan op een strakker georganiseerd overheidsapparaat, maar tegelijkertijd ontstonden er tekorten aan papier en grondstoffen, wat de drang naar besparing (zoals het dubbelzijdig benutten van papier) verklaart. De handgeschreven term "Machtwezen" bovenin kan verwijzen naar de afdeling die toezag op de uitvoering van deze regels.