Ambtelijke instructie / Circulaire betreffende kantoorvoering. De Gemeentesecretaris (ondertekend, mogelijk "Van Rien" of "Van Rijn"). B. Voor "interne" correspondentie, welke door eigen expeditie bezorgd wordt binnen de gemeentegebouwen of tusschen deze gebouwen onderling, wordt uit een oogpunt van besparing van archiefruimte, materiaal en arbeid, het volgende bepaald:

1. Apostilles behooren te vervallen voor zoover deze dienen om het overgeven van het betreffende stuk aan een andere instantie aan te geven. Dit kan, zoo- als reeds veelvuldig geschiedt, door stempeling conform bijlage 7 (op bijlage 5) gebeuren; op het genormaliseerde briefpapier is ruimte gelaten voor maximaal 4 stempels van 27 x 90 m.m. ter nummering en doorzending der stukken. De stem- pels dienen op deze afmetingen genormaliseerd te worden.
   Als aanduiding voor het archief, waarin het stuk ten slotte wordt afgelegd, dient in den linker bovenhoek van het briefpapier het gebruikelijke indicateur- stempel van groot lettertype geplaatst te worden, terwijl rechts boven de aan- wijzing omtrent den termijn van bewaren is te stellen. Een enkel blanco omslag- je (bijlage 8) kan gehandhaafd blijven om daarmede de stukken, tijdens de be- handeling, gescheiden te houden. Slechts indien op het stuk meer dan 4 stem- pels geplaatst zouden moeten worden, kunnen verdere stempels op het blanco om- slagje een plaats vinden; het omslagje moet dan mede in het archief afgelegd worden. Blanco gebleven omslagjes kunnen echter, na afhandeling, voor andere stukken dienen.
   Indien bij de doorzending niet met een stempel volstaan kan worden, zal een klein formaat brief de plaats van de apostille moeten innemen.
   Het vervallen van de apostilles beteekent niet slechts een vereenvoudiging in de behandeling, maar vooral een groote besparing in archiefruimte.

2. Het "interne" expedieeren van dossiers en stukken kan, naar gelang zij al dan niet vertrouwelijk zijn, op twee wijzen geschieden:
   a. Niet-vertrouwelijke stukken worden gestoken in kleine of groote omslagen (bijlagen 8 en 9) en verzonden in kartonnen portefeuilles (bijlage 10). Dit materiaal kan herhaaldelijk gebruikt worden.
   b. Vertrouwelijke stukken kunnen worden verzonden in de onder punt A 1 en 2 beschreven enveloppen, doch bij voorkeur in een groot formaat enveloppe, conform aan bijlage 11, voor herhaald gebruik. Laatstgenoemde enveloppen worden gesloten door middel van een gegomd gemeentelijk plakzegel, con- form bijlage 12 (geplakt op bijlage 11, achterzijde); de verschillende diensten ontvangen niet een eigen soort plakzegel, aangezien deze bij kleinere oplagen vrij kostbaar zijn. De enveloppe heeft 15 adresvakjes en kan zelfs meer dan 15 maal gebruikt worden, door een gegomd adres- strookje overeenkomstig bijlage 13 (geplakt op bijlage 11) over het vori- ge adres te plakken. Ook andere sterke enveloppen van abnormaal formaat dienen, indien mogelijk, met behulp van het plakzegel verschillende ma- len gebruikt te worden.

3. In gevallen, waarbij het gebruik van vensterlooze enveloppen onvermijdelijk is, komt het vaak voor, dat steeds naar eenzelfde serie adressen moet worden afgezonden, of wel, dat enkele bepaalde adressen zeer vaak geschreven of ge- typt moeten worden.
   Hiervoor zijn aangewezen de, op enkele plaatsen reeds gebruikelijke, gegom- de en met het adres (of de adressen) voorbedrukte papierstrookjes, overeen- komstig bijlage 14, of het adresseeren met adressograaf.
   Voor bijzondere gevallen komen omslagstrooken in aanmerking (met adresso- graaf te bedrukken).

Ten slotte wijs ik U erop, dat de Directeur der Stadsdrukkerij bij elk geval van bestellingen op niet genormaliseerde enveloppen, briefpapier enz. dient na te gaan, of afwijking van de normen kan worden vermeden en dat uitsluitend de Stads- drukkerij belast is met de levering van alle voor de Gemeente - de Politie uitgezon- derd - benoodigde drukwerken, zoomede met de levering van al het voor de Gemeente benoodigde onbedrukte papier.

EL

De Gemeentesecretaris,

[Handtekening: VanRien]

--- Dit document is een instructie gericht op de interne logistiek en archivering binnen een gemeentelijke organisatie. De kern van de instructie is efficiëntie en kostenbesparing.

• Ruimtebesparing: Door het afschaffen van "apostilles" (losse briefjes met kanttekeningen of doorzendinstructies) en deze te vervangen door stempels op het document zelf, wordt het volume van dossiers beperkt. Dit is cruciaal voor de fysieke opslagcapaciteit van het archief.
• Normalisatie: Er wordt strikt vastgehouden aan formaten (stempels van 27 x 90 mm) en centrale inkoop. De Stadsdrukkerij fungeert hierbij als poortwachter tegen wildgroei aan formulieren.
• Duurzaamheid (avant la lettre): Er wordt expliciet instructie gegeven voor het hergebruik van enveloppen en omslagen. Het gebruik van "plakzegels" en overplakbare adresstrookjes laat zien hoe men destijds materiaaltekorten of hoge kosten voor kantoorbenodigdheden opving.
• Technologie: De vermelding van de "adressograaf" duidt op een periode waarin mechanische adressering zijn intrede deed in de administratie.

--- Dit schrijven past in de traditie van de "Efficiency-beweging" binnen de overheid in de eerste helft en het midden van de 20e eeuw. Naarmate de overheidstaken groeiden, nam de papierstroom exponentieel toe. Gemeentesecretarissen zochten naar methoden om de administratieve last te beheersen zonder extra personeel of dure kantoorruimte (archieven) aan te hoeven spreken.

Het onderscheid tussen "niet-vertrouwelijke" en "vertrouwelijke" stukken toont aan dat informatiebeveiliging ook in de papieren wereld al een gestructureerd onderdeel van de workflow was. De uitzonderingspositie van de Politie wat betreft drukwerk is een standaard procedé vanwege de specifieke aard en privacygevoeligheid van hun taken. De spelling (zoals "beteekent" en "tusschen") suggereert dat de instructie mogelijk dateert van voor de spellinghervorming van 1947, of kort daarna door een schrijver die de oude spelling aan hield.