Dienstbrief / Begeleidend schrijven. 3 januari 1940. Een directeur (waarschijnlijk van een gemeentelijke dienst, gezien de referentie 'DV.'). De Directeur der Gemeente-Tram, Stadhouderskade 1, Amsterdam-West (Wijk 21). [Linksboven, getypt:]
DV.

[Links, getypt:]
10/1/1 M.
1

[Midden boven, handgeschreven in inkt:]
Verzonden 3/1 - '40

[Rechtsboven, getypt:]
3 Januari 1940

[Adres, getypt:]
den Heer Directeur der
Gemeente-Tram,
Stadhouderskade 1,
Amsterdam-West.
Wijk 21.

[Midden links, handgeschreven in potlood:]
10/1/1 (1941) [waarbij '1941' omcirkeld is]

[Inhoud, getypt:]
In bijlage dezes heb ik de eer U te doen toekomen
een dienstkaart (No. 809) voor de Gemeente-Tram, voor het
jaar 1939.

[Rechtsonder, getypt:]
De Directeur, * Inhoud: Het betreft een zeer korte, formele kennisgeving waarbij een 'dienstkaart' (vermoedelijk een officieel vervoersbewijs of legitimatiebewijs voor het tramnet) met nummer 809 over het jaar 1939 wordt geretourneerd of toegezonden aan de Amsterdamse Gemeentetram.
* Vorm: Het document is opgesteld in de toen gangbare uiterst beleefde ambtelijke stijl ("heb ik de eer U te doen toekomen"). Het gebruik van roze papier duidt vaak op een kopie voor het eigen dossier (een doorslag).
* Annotaties: De handgeschreven aantekening bovenaan bevestigt de verzenddatum. De potloodaantekening "10/1/1 (1941)" suggereert dat dit document later, in 1941, nog is geraadpleegd of opnieuw is gerubriceerd in een dossier met betrekking tot dat jaar. * Historisch kader: De brief dateert van vlak voor de Duitse inval in Nederland (mei 1940). Het laat de normale dagelijkse gang van zaken zien van de gemeentelijke bureaucratie in Amsterdam tijdens de mobilisatieperiode.
* Locatie: De Stadhouderskade 1 was destijds het hoofdkantoor van de Gemeentetram (GVB).
* Administratie: Het nummer 10/1/1 verwijst naar een specifiek classificatiesysteem voor archieven, waarschijnlijk de Basisarchiefcode die destijds door veel gemeenten werd ingevoerd voor een uniforme ordening.