Officiële circulaire / dienstbrief. 7 maart 1940. De Wethouder voor de Financiën (Frans Rusting). [Stempel linksboven:] N$^o$ 10/9/1 M. 1940$^5$
GEMEENTE AMSTERDAM [Rechtsboven handgeschreven paraaf/naam: M. Muller]

AFD. Fin. '40
No. 260/20.3./25 Jan. 1940
Bijlagen

AMSTERDAM, 7 Maart 1940.

Inzending rekening 1939.

MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD
NAUWKEURIG HET NUMMER VAN DIT SCHRIJVEN
EN DE AFDEELING TE VERMELDEN.

Ten einde tot een zoo spoedig mogelijke vaststelling der uitkomsten over 1939 te geraken, heb ik de eer U te verzoeken een dringend beroep te doen op de hoofden van de onder U ressorteerende diensten en bedrijven om te bevorderen:

1o. dat de rekeningen over 1939 vóór 31 Maart 1940 worden ingezonden;
2o. dat van de vorderingen op andere diensten en bedrijven zóó tijdig aan die diensten en bedrijven mededeeling wordt gedaan, dat de hoofden daarvan niet door te late ontvangst dier mededeeling worden verhinderd te voldoen aan het verzoek tot inzending der rekening vóór 31 Maart a.s..

Ik moge U er voorts aan herinneren, dat bij de rekening van elken dienst en elk bedrijf een staat behoort te worden overgelegd van de nog niet afgesloten kredieten, een en ander zooals bepaald in het besluit van Burgemeester en Wethouders van 16 December 1932, No. 3344 Fin..

Ten slotte verzoek ik U indien het restant van in de voorafgaande jaren als "nog te ontvangen" opgenomen bedragen moet worden gewijzigd, de reden daarvan in de in te zenden rekening te doen vermelden.

Een aantal afdrukken dezer circulaire voeg ik hierbij.

De Wethouder voor de Financiën,

[Signatuur: Rusting]

Aan
den Heer Wethouder
[Handgeschreven:] voor de Levensmiddelen enz. * Taalgebruik: Het document is opgesteld in de formele, ambtelijke stijl van de vroege 20e eeuw, inclusief de toen gangbare spelling (zoals "zoo", "mededeeling", "res-sorteerende").
* Inhoud: De kern van het schrijven is een dwingend verzoek vanuit de afdeling Financiën aan andere gemeentelijke afdelingen om hun jaarrekeningen over het voorgaande jaar (1939) voor een harde deadline (31 maart 1940) aan te leveren.
* Administratieve vereisten: Er wordt specifiek gevraagd naar:
1. Tijdige onderlinge afstemming tussen diensten over vorderingen.
2. Een overzicht van nog openstaande kredieten conform een B&W-besluit uit 1932.
3. Verantwoording over wijzigingen in nog te ontvangen posten uit eerdere jaren.
* Structuur: Het document is een gestandaardiseerde circulaire waarbij de specifieke geadresseerde onderaan handmatig is ingevuld, wat duidt op een brede verspreiding onder alle wethouders van de verschillende portefeuilles. Dit document dateert van 7 maart 1940, slechts twee maanden voor de Duitse inval in Nederland op 10 mei 1940. Het laat zien dat de reguliere gemeentelijke bureaucratie en financiële verslaglegging in Amsterdam in de vroege lente van 1940 nog volledig volgens protocol functioneerden, ondanks de internationale spanningen en de al lopende mobilisatie.

De ondertekenaar, Frans Rusting (RKSP), was op dat moment de Wethouder voor de Financiën. De handgeschreven toevoeging onderaan richt de brief aan de Wethouder voor de Levensmiddelen. Gezien de tijdgeest was de portefeuille "Levensmiddelen" van cruciaal belang vanwege de dreigende schaarste en de voorbereidingen op rantsoenering. Het document biedt hiermee een inkijkje in de administratieve discipline van de hoofdstad aan de vooravond van een ingrijpende historische breuk.