Extract uit het Boek der Besluiten van Burgemeester en Wethouders van Amsterdam. 8 maart 1940. Nº 11 10/13/1 M.1940 10/3 [Stempel/Handschrift]
Marktw. [Handgeschreven]
Gezien [Handtekening] [Stempel]

No 318/20.4 Fin. [Rechts:] Overschrijding van kredieten.
284 hm 1940 [Handgeschreven]

E x t r a c t
uit het Boek der Besluiten van
Burgemeester en Wethouders van Amsterdam.

Vrijdag, 8 Maart 1940.

De Wethouder voor de Financiën herinnert de Vergadering aan de besprekingen, gehouden in de vergadering van 1 Maart 1940, in zake overschrijding van kredieten als gevolg van de door den oorlogstoestand ontstane prijsstijging. Naar aanleiding van deze besprekingen wordt op voorstel van den Wethouder voornoemd door de Vergadering het volgende besluit genomen:
Burgemeester en Wethouders van Amsterdam;
Gelet op de besprekingen, gehouden in de Vergadering van 1 Maart 1940;
B e s l u i t e n:
I de Hoofden van Diensten en Bedrijven uit te noodigen aan het lid van het College, waaronder zij ressorteeren, ten spoedigste mede te deelen, welke van de toegestane kredieten ter uitvoering van werken door de bijzondere tijdsomstandigheden ontoereikend zijn of vrij zeker overschreden zullen worden, onder vermelding, voor zoover mogelijk, van de grootte van de vermoedelijke overschrijdingen;
II de sub I bedoelde opgaven van vermoedelijke overschrijdingen door te zenden aan den Wethouder voor de Financiën opdat door diens zorg aan den Gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van Noordholland mededeeling van die vermoedelijke overschrijdingen wordt gedaan en machtiging wordt gevraagd met de uitvoering van de werken voort te gaan;
III te bepalen, dat voor zoover de grootte van een kredietoverschrijding bij benadering bekend is en voorts telkens zoodra zoodanige overschrijding bij benadering kan worden vastgesteld, b.v. na de aanbesteding van een werk, door de zorg van het lid van het College, wien zulks aangaat, verhooging van het krediet bij den Raad en de verklaring van "geen bezwaar" van Gedeputeerde Staten zal worden gevraagd.

Afschrift van dit besluit zal worden gegeven aan de afdeeling Financiën (4 stuks) en voorts aan alle overige afdeelingen der Gemeentesecretarie, alsmede aan het Bureau Gemeentesecretaris (5 stuks), den Gemeente-ontvanger en het Pensioenbureau.
EL

Voor eensluidend extract,
de Secretaris,
(get.) VAN LIER. * Kernboodschap: De gemeente Amsterdam stelt een procedure vast voor het rapporteren en legaliseren van budgetoverschrijdingen. Diensten moeten proactief melden wanneer budgetten ontoereikend zijn.
* Oorzaak: De "oorlogstoestand" (de Tweede Wereldoorlog was in Europa al gaande, hoewel Nederland nog neutraal was) zorgde voor forse prijsstijgingen van materialen en arbeid, waardoor lopende projecten duurder uitvielen dan begroot.
* Bestuurlijke procedure: De meldingen gaan via de vakwethouder naar de wethouder van Financiën, die vervolgens toestemming moet vragen aan de Gemeenteraad en de Provincie (Gedeputeerde Staten) om de kredieten formeel te verhogen.
* Administratieve details: Het document is een 'extract' (uittreksel), wat betekent dat het een officiële kopie is van een besluit uit de notulen, verspreid onder de relevante diensten voor uitvoering. Dit document stamt uit maart 1940, de periode die ook wel de 'Schemeroorlog' wordt genoemd. Hoewel de Duitse inval in Nederland pas op 10 mei 1940 plaatsvond, ondervond de Amsterdamse economie al maanden de gevolgen van de mobilisatie en de oorlog in de omringende landen. Schaarsere grondstoffen en verstoorde handelslijnen leidden tot inflatie.

Het besluit illustreert hoe het gemeentebestuur grip probeerde te houden op de financiën in een onzekere tijd. Opvallend is de bureaucratische zorgvuldigheid (meldingen aan de Gemeenteraad en Gedeputeerde Staten) die nog werd gehanteerd, vlak voordat de bezetting de bestuurlijke verhoudingen radicaal zou veranderen. De ondertekenaar "Van Lier" verwijst naar de gemeentesecretaris of een gevolmachtigde ambtenaar van de secretarie.