28 november 1940. GEMEENTEBESTUUR VAN AMSTERDAM

[Wapen van Amsterdam]

CENTRALE DIENST VOOR DE
LEVENSMIDDELENVOORZIENING

No. 7164/57/CDL.

AMSTERDAM (W.), 28 November 1940
VAN REIGERSBERGENSTRAAT 2

AAN
de Afnemers van den
Centralen Dienst voor de
Levensmiddelenvoorziening.

Verzoeke bij de beantwoording het nummer van dezen brief te vermelden.

[Stempel: No 10/51/1 M. 1940 2/12]

[Handgeschreven aantekeningen rechtsboven:]
opb. [onleesbaar]
[onleesbaar]

Daar het voorkomt, dat de Centrale Dienst voor de Levensmiddelenvoorziening, van leveranciers ontvangen rekeningen direct of binnen enkele dagen na ontvangst moet betalen, terwijl het den Dienst nog niet bekend is, of de goederen door de afnemers zijn ontvangen, zal ik, indien deze mogelijkheid wordt verondersteld, op de betreffende verkoopfacturen de aanteekening doen plaatsen:

"Reclames worden slechts binnen twee dagen na de dagteekening van deze rekening geaccepteerd".

De verkoopfacturen worden in dit geval op den dag, waarop ik de inkooprekeningen van de leveranciers ontvang, verzonden.

Ik moge U er nog op wijzen, dat de Wethouder voor de Financiën in zijn schrijven van 28 October 1940, No. 1326/81.8 F.1940 de aandacht vestigt op het feit, dat het gemeentebelang wordt geschaad, indien ontvangst van de goederen niet mocht plaats hebben en reclame niet tijdig plaats vindt.

De Directeur,
[Handtekening]

C.D.L. 107. 2000-3-'39. In deze brief stelt de Directeur van de Centrale Dienst voor de Levensmiddelenvoorziening een striktere procedure vast voor de facturering aan afnemers. De kern van het probleem is een liquiditeits- en controlerisico: de Dienst moet leveranciers zeer snel betalen, vaak nog voordat bevestigd is dat de afnemers de goederen daadwerkelijk hebben ontvangen.

Om te voorkomen dat de gemeente financieel benadeeld wordt door te laat ingediende reclames over niet-geleverde goederen, wordt een uiterst korte reclametermijn van slechts twee dagen na factuurdatum ingesteld. De verkoopfacturen worden voortaan direct verzonden op de dag dat de inkooprekening binnenkomt om het proces te bespoedigen. De directeur beroept zich hierbij op een eerdere instructie van de Wethouder van Financiën. Dit document stamt uit de vroege periode van de Duitse bezetting van Nederland (november 1940). De Centrale Dienst voor de Levensmiddelenvoorziening speelde een cruciale rol in de distributie en logistiek van voedsel, dat in deze tijd steeds schaarser werd en grotendeels 'op de bon' ging.

De strikte administratieve regels in de brief getuigen van de druk waaronder de gemeentelijke bureaucratie stond om de voedselvoorziening financieel en logistiek sluitend te houden. De korte reclametermijn van twee dagen is typerend voor een crisissituatie waarin men geen enkel risico op financieel verlies wilde lopen. De locatie aan de Van Reigersbergenstraat 2 in Amsterdam-West was indertijd een belangrijk knooppunt voor gemeentelijke logistieke diensten.