Administratief omslagvel of routeerblad (Bijblad). [Linksboven, in stempelkader:]
B I J B L A D V A N :
M. No. 37/28/1 1940
DOORGEZONDEN: 15/2-'40

[Midden, in groot handschrift:]
Leen.

[Rechtsboven:]
Spoed
[doorgehaald:] Hr. Sixman
[doorgehaald:] bespreken s.v.p.
[doorgehaald:] (rapport inz. melkaanvoer bijvoegen)
[een pijl wijst van de doorgehaalde tekst naar:]
» Kennis genomen «
(geen afschrift nodig)
WS 2/5
(Brief Weth. aan mij terug)
WS

[Linksonder, gedrukte tekst:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document diende als begeleidend schrijven voor een dossier binnen een ambtelijke organisatie. Uit de verschillende aantekeningen kan een procesverloop worden afgeleid:
* Registratie: Het stuk is op 15 februari 1940 officieel geregistreerd en doorgezonden.
* Instructie: Oorspronkelijk was er een dringende instructie ("Spoed") voor een zekere heer Sixman (de naam is wat onduidelijk) om een rapport over de melkaanvoer te bespreken.
* Afhandeling: Deze instructie is later doorgehaald en vervangen door de status "Kennis genomen" op 2 mei. Dit betekent dat de betreffende ambtenaar (geïnitialiseerd als WS) het stuk heeft gezien en geoordeeld heeft dat verdere actie of het maken van een kopie ("afschrift") niet nodig was. De brief van de wethouder ("Weth.") moest wel worden geretourneerd aan WS.
* Onderwerp: De vermelding van "melkaanvoer" is saillant. In de maanden voorafgaand aan de Duitse inval in mei 1940 was de voedselvoorziening en distributie een topprioriteit voor de Nederlandse overheid. Het document stamt uit de periode van de mobilisatie in Nederland, vlak voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in Nederland op 10 mei 1940. De datum van de laatste aantekening (2 mei) valt slechts acht dagen voor de inval. De bureaucratische afhandeling van zaken als de melkaanvoer laat zien hoe het burgerlijk bestuur tot op het laatste moment probeerde de normale gang van zaken en de vitale voorzieningen te waarborgen. De gebruikte terminologie en de strakke administratieve vormgeving zijn kenmerkend voor de Nederlandse ambtenarij uit het interbellum.