Bijblad / Intern memorandum (Model No. 14, Algemene Zaken). [Gedrukte stempel linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 37/136/1 1940
DOORGEZONDEN: 31/8-’40

[Handgeschreven tekst centraal:]
Is dit een door
B en W goedgekeurde
collecte?

[Handgeschreven antwoord linksonder:]
Ja, volgens mededeeling
v/d Afd. Alg. Zaken Raadhuis.
2/9-’40 [Paraaf]

[Handgeschreven notities rechts:]
vs 2/9 - '40
den avond
vs 3/9 - '40

[Handgeschreven in rood/oranje potlood rechtsonder:]
37/136/2 M

[Handgeschreven inkt rechtsonder:]
4/9/’40 [Paraaf]

[Gedrukte tekst linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document is een ambtelijk "bijblad", bedoeld voor interne communicatie binnen een Nederlandse gemeentelijke administratie. De kern van het document is een korte vraag-en-antwoordwisseling over de legitimiteit van een collecte.

• Vraag: Men wil weten of een specifieke collecte officieel is goedgekeurd door het College van Burgemeester en Wethouders (B en W).
• Antwoord: Er wordt bevestigd dat dit het geval is, gebaseerd op informatie van de Afdeling Algemene Zaken van het Raadhuis.
• Procesgang: Het document toont een snelle administratieve afhandeling tussen 31 augustus en 4 september 1940, waarbij verschillende functionarissen het stuk hebben gezien en geparafeerd (aangeduid met "vs", wat waarschijnlijk staat voor "visum" of "verzonden"). Dit document stamt uit de vroege periode van de Duitse bezetting van Nederland (september 1940). In deze periode bleven veel Nederlandse gemeentelijke administraties in eerste instantie functioneren volgens de bestaande protocollen, maar de controle op openbare activiteiten zoals collectes werd strenger.

Het feit dat er expliciet wordt gevraagd naar de goedkeuring van "B en W" duidt op de noodzaak voor strikte naleving van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Kort na deze periode zouden collectes en liefdadigheidsinstellingen in Nederland onder steeds grotere druk komen te staan van de bezetter, onder andere door de oprichting van de Winterhulp Nederland later in 1940, die het monopolie op openbare inzamelingen opeiste. Dit specifieke briefje is een voorbeeld van de dagelijkse bureaucratische controle in een overgangstijd. M. No Winterhulp