Administratief dossierblad / bijblad (omslagvel). Linkerbovenhoek (stempel):
BIJBLAD VAN:
M. No. 37/149/1 1940
DOORGEZONDEN: 23/9

Rechterbovenhoek (handgeschreven):
genoteerd
[onleesbare paraaf, mogelijk Vs] 25/9 - 40
37/149 h [in rood potlood]
25/9/40 AB [paraaf]

Linkeronderhoek (gedrukte tekst):
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Administratieve functie: Dit is een "Model No. 14" van het Ministerie van Algemene Zaken, bedoeld als bijblad voor een lopend dossier. Het dient om de routing en registratie van stukken binnen het departement vast te leggen.
* Dossiernummers: Het hoofddossiernummer is 37/149/1. De toevoeging in rood potlood (37/149 h) duidt op een specifieke onderverdeling of een specifiek document binnen dit dossier. Rood potlood werd in de archivistiek vaak gebruikt voor definitieve ordeningsnummers of belangrijke verwijzingen.
* Tijdslijn: Het document is op 23 september (1940) doorgezonden en twee dagen later, op 25 september 1940, "genoteerd" (geregistreerd) en geparafeerd door een ambtenaar (mogelijk met initialen AB).
* Drukgegevens: De code "10.000-10-1937-1016" geeft aan dat dit formulier deel uitmaakte van een oplage van 10.000 stuks, gedrukt in oktober 1937 onder ordernummer 1016. Dit document stamt uit de beginperiode van de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. Hoewel de top van het Nederlandse bestuur naar Londen was uitgeweken, bleven de departementale apparaten in Den Haag grotendeels functioneren onder toezicht van de bezetter. Het gebruik van standaardformulieren uit 1937 toont de continuïteit van de bureaucratische processen in de overgang naar de bezettingstijd. Het Ministerie van Algemene Zaken was in deze periode nauw betrokken bij de coördinatie tussen de verschillende departementen. M. No