Officiële brief/circulaire van de Gemeente Amsterdam. 14 februari 1939 (datumstempel ontvangst: 18 feb. 1939). De Wethouder voor de Financiën (Rustige). [Stempel boven midden, paars:] № 185 L.M.1939 20/2
[Handgeschreven rechtsboven:] D M (1)
[Briefhoofd, gedrukt:] GEMEENTE AMSTERDAM
[Stempel links, paars:] № 10/18/1 M. 1939 22/2

Afd.Fin.1939.
No. 164
Bijlagen

Amsterdam, 14 Februari 1939.
[Stempel blauw:] 1 8 FEB. 1939
[Gedrukte instructie:] MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD NAUWKEURIG HET NUMMER EN DE AFDEELING VAN DIT SCHRIJVEN TE VERMELDEN.

[Handgeschreven in blauw/grijs:] h.i. M. Müller [?]

[Onderwerp, onderstreept:] Inzending rekening 1938.

Ten einde tot een zoo spoedig mogelijke vaststelling der uitkomsten over 1938 te geraken, heb ik de eer U te verzoeken een dringend beroep te doen op de hoofden van de onder U ressorteerende diensten en bedrijven om te bevorderen:

1o. dat de rekeningen over 1938 vóór 31 Maart 1939 worden ingezonden;
[Blauwe potloodstreep onder "31 Maart 1939"]

2o. dat van de vorderingen op andere diensten en bedrijven zóó tijdig aan die diensten en bedrijven mededeeling wordt gedaan, dat de hoofden daarvan niet door te late ontvangst dier mededeeling worden verhinderd te voldoen aan het verzoek tot inzending der rekening vóór 31 Maart a.s..

Ik moge U er voorts aan herinneren, dat bij de rekening van elken dienst en elk bedrijf een staat behoort te worden overgelegd van de nog niet afgesloten kredieten, een en ander zooals bepaald in het besluit van Burgemeester en Wethouders van 16 December 1932, No.3344 Fin.
[Blauwe potloodstrepen onder "staat behoort te worden overgelegd van de nog niet afgesloten kredieten" en "16 December 1932"]

Een aantal afdrukken dezer circulaire voeg ik hierbij.

De Wethouder voor de Financiën,

EL RUSTIGE.

A a n * Inhoud: Het betreft een dringende oproep van de wethouder van Financiën aan alle gemeentelijke diensten en bedrijven in Amsterdam om de jaarrekeningen over 1938 uiterlijk 31 maart 1939 in te dienen.
* Administratieve controle: De brief benadrukt het belang van tijdige onderlinge facturering tussen diensten om vertraging in de eindafrekening te voorkomen. Tevens wordt herinnerd aan de verplichting om openstaande kredieten te rapporteren conform een besluit uit 1932.
* Visuele kenmerken: De blauwe potloodstrepen geven aan welke passages voor de ontvanger (of de verwerker van de brief) cruciaal waren: de deadline en de specifieke bijlage over kredieten. De diverse paarse en blauwe stempels tonen de weg die het document heeft afgelegd binnen het archief- en registratiesysteem van de gemeente. Dit document stamt uit februari 1939, een periode waarin de administratieve molens van de Gemeente Amsterdam op volle toeren draaiden voor de afsluiting van het boekjaar 1938. De ondertekenaar "RUSTIGE" verwijst naar Florentinus Marinus (Floor) Rustige, die destijds wethouder van Financiën was voor de SDAP.

De toon van de brief is formeel en gebiedend ("dringend beroep", "heb ik de eer U te verzoeken"), wat kenmerkend is voor de bestuurscultuur van die tijd. De context is puur administratief-organisatorisch: het stroomlijnen van de complexe gemeentelijke boekhouding in een tijd dat alles nog handmatig en per post werd verwerkt. Slechts enkele maanden later zou de internationale spanning (opmaat naar WOII) de prioriteiten van het stadsbestuur drastisch verschuiven, maar op dit moment stond de bureaucratische orde nog centraal. Gemeente Amsterdam