Handgeschreven administratieve notitie/begeleidend schrijven. 9 december 1940. Rode enveloppen, voorzien van port-
vrijdom, U doen toekomen.
Amsterdam, 9 Dec 1940
De Directeur,
[Monogram/Paraaf: A]
[Handtekening: Gerrit de Haan]

[Linksonder in potlood of andere inkt:]
22/5 – 40
wy * Inhoud: Het document is een kort bericht waarin de verzending van "rode enveloppen" wordt bevestigd. Deze enveloppen zijn voorzien van "portvrijdom", wat betekent dat ze zonder postzegels verzonden mogen worden, een privilege dat meestal voorbehouden was aan overheidsinstanties of specifieke geautoriseerde organisaties.
* Handschrift: Het betreft een vlot, zakelijk cursief handschrift uit het midden van de 20e eeuw. Het woord "Rode" is onderstreept om de specificiteit van de levering te benadrukken.
* Ondertekening: De notitie is formeel ondertekend namens "De Directeur". De handtekening rechtsonder lijkt te lezen als "Gerrit de Haan" (of "Gerrie"). In het midden staat een prominente paraaf of monogram, mogelijk een 'A', wat zou kunnen verwijzen naar de afdeling of de specifieke instantie (bijv. Archief of Administratie).
* Marginale notities: De cijfers linksonder ("22/5 - 40") en de letters "wy" zijn waarschijnlijk administratieve codes, dossiernummers of initialen van een medewerker die de actie heeft verwerkt. De datum, 9 december 1940, plaatst dit document in de vroege fase van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze periode bleven veel Nederlandse administratieve processen aanvankelijk doorlopen, maar werden ze gaandeweg onderworpen aan strengere regels en tekorten.

Het gebruik van "rode enveloppen" was in de Nederlandse bureaucreatie vaak een aanduiding voor spoedstukken of zeer specifieke ambtelijke correspondentie. Gecombineerd met de "portvrijdom" wijst dit op een officiële instantie, zoals een gemeentelijke dienst in Amsterdam, een ministerie, of een semioverheidsinstelling die belast was met distributie of registratie. Gezien de datum zou het kunnen gaan om correspondentie gerelateerd aan de distributiestamkaarten of andere bezettingsgerelateerde administratie, waarbij herkenbaarheid (de kleur rood) essentieel was voor de sortering bij de post.