Dienstbrief / Circulaire 14 september 1940 Ir. E. de Kruijff (Hoofd van het Gemeentelijk Materialenbureau) Heeren Hoofden van Diensten en Bedrijven (Amsterdam) [Linksboven: Wapen van Amsterdam]

Gemeentelijk Materialenbureau
Oudezijds Achterburgwal 213 Amsterdam (Centrum)

[Rechtsboven stempel/kenmerk:] № 100/g/M.1940 16/9

Telefoon 43321, 43130
Toestellen 483, 568, 569, 576

Verzoeke bij beantwoording datum en
nummer van dezen brief te vermelden

No. 25 G.M.B.
Amsterdam, 14 Sept. 1940.

Bijlagen :

Aan :
Heeren Hoofden van
Diensten en Bedrijven.

[Handgeschreven aantekeningen rechtsboven in rood en blauw potlood, o.a.:] mi [?] 20/9, Hr. [onleesbaar], Hr. [onleesbaar]

Aangezien er nog misverstand schijnt te bestaan in zake de beteekenis van blokkeering van voorraden en daar te verwachten is, dat nog meerdere van deze maatregelen zullen volgen, meen ik het volgende, misschien ten overvloede, nogmaals onder Uw aandacht te moeten brengen.

Blokkeeren van een materiaal beteekent, dat door Burgemeester en Wethouders besloten is, alle voorraden daarvan te onttrekken aan het beheer van de Diensten en Bedrijven. Voorraden van het geblokkeerde artikel hebben de Gemeentelijke Instellingen dus van het tijdstip der blokkeering af niet meer.

Daarvoor in de plaats is gekomen het bewaren van een zekeren voorraad voor de Gemeente.

Bij invulling van formulieren van Rijksbureaux wordt dientengevolge de vraag omtrent den aanwezigen voorraad beantwoord met nihil en in de plaats daarvan wordt door het Materialenbureau aan het betreffende Rijksbureau de geheele voorraad, welken de Gemeente Amsterdam heeft, opgegeven.

De Hoofden van Diensten en Bedrijven zijn er aansprakelijk voor, dat de voorraden, welke zij in bewaring hebben, onveranderd blijven.

Toestemming tot verbruik van voorraden kan alleen, na bekomen machtiging van den Burgemeester, verleend worden door ondergeteekende.

Sh.

Het Hoofd van het Gemeentelijk Materialenbureau,
[Handtekening: P. de Kruijff]
(Ir. E. de Kruijff.)

1000-8-'40 * Kernboodschap: De brief dient om de procedure rondom het "blokkeren" van materialen te verduidelijken. Wanneer een materiaal geblokkeerd is, vervalt het zelfbeschikkingsrecht van de individuele gemeentelijke diensten. Zij treden vanaf dat moment enkel op als bewaker van de voorraad.
* Administratieve instructie: Bij vragen van de "Rijksbureaux" (landelijke instanties die de distributie regelden) moeten de individuele diensten "nihil" invullen als voorraad. De centrale rapportage over de totale gemeentelijke voorraad wordt uitsluitend door het Materialenbureau gedaan.
* Controle: Er wordt expliciet vermeld dat de hoofden van diensten persoonlijk aansprakelijk zijn voor het intact houden van de voorraad. Gebruik is alleen toegestaan na uitdrukkelijke machtiging van de Burgemeester, uitgevoerd via de ondertekenaar (De Kruijff).
* Vorm: De brief is getypt op officieel briefpapier van de gemeente Amsterdam. De term "onveranderd" is met een schrijfmachine-onderstreping geaccentueerd om het dwingende karakter te benadrukken. * Tijdsbeeld: De brief dateert van september 1940, slechts vier maanden na de Nederlandse capitulatie aan nazi-Duitsland. De bezetting bracht direct een schaarste aan grondstoffen met zich mee.
* Oorlogseconomie: Om de distributie van schaarse goederen te controleren, stelde de bezetter (en de Nederlandse bureaucratie onder hun toezicht) "Rijksbureaux" in voor diverse sectoren (bijv. metaal, rubber, textiel).
* Centralisatie: De gemeente Amsterdam probeerde hiermee de grip op haar eigen voorraden te behouden of in ieder geval de communicatie met de centrale overheid/bezetter te stroomlijnen. Door centraal te rapporteren kon de gemeente mogelijk voorkomen dat individuele diensten tegen elkaar uitgespeeld werden of dat voorraden direct door de bezetter geconfisqueerd werden bij kleinere afdelingen.
* Ir. E. de Kruijff: De ondertekenaar was een belangrijk ambtenaar binnen de Amsterdamse bureaucratie tijdens de bezetting, verantwoordelijk voor de logistiek en materialen van de stad. E. de Kruijff G.M.B. Gemeente Amsterdam Rijksbureau