Doorslag (carbonkopie) van een getypte brief. 12 October 1940. De Directeur (van een niet nader genoemde gemeentelijke dienst). [handgeschreven] extra
[rechtsboven] VP/HG.

het Hoofd van het
Gemeentelijke Materialenbureau,
O.Z. Achterburgwal 213,
Amsterdam-Centrum.

100/12/2 M. [rechts] 12 October 1940.

Naar aanleiding van Uw circulaire d.d. 10 dezer (No.
5/47 G.M.B.) heb ik de eer U te berichten, dat bij mijn dienst
geen donkere olie in voorraad is en dat die ook niet wordt ge-
bruikt.

[rechts] De Directeur, * Onderwerp: De brief betreft een inventarisatie van "donkere olie". De afzender reageert op een circulaire (een rondschrijven) van twee dagen eerder.
* Stijl: De toon is uiterst formeel en ambtelijk ("heb ik de eer U te berichten"), typerend voor de Nederlandse bureaucratie in de eerste helft van de 20e eeuw.
* Locatie: Het adres O.Z. Achterburgwal 213 in Amsterdam was destijds een centrale locatie voor diverse gemeentelijke diensten en magazijnen.
* Administratieve sporen: De afkortingen VP/HG zijn waarschijnlijk de initialen van de opsteller en de typist(e). De handgeschreven toevoeging "extra" duidt mogelijk op een extra kopie voor een specifiek dossier. * Vroege Bezettingstijd: De brief is gedateerd oktober 1940, slechts enkele maanden na de Duitse inval in Nederland (mei 1940). De bezetter begon vrijwel direct met het inventariseren van strategische voorraden.
* Schaarste en rantsoenering: Tijdens de Tweede Wereldoorlog werden brandstoffen en smeermiddelen (zoals de genoemde "donkere olie") schaars. Het Gemeentelijke Materialenbureau speelde een cruciale rol in het beheren en verdelen van deze beperkte middelen over de verschillende stadsdiensten om de stad draaiende te houden.
* Bureaucratische continuïteit: Dit document illustreert hoe de gemeentelijke administratie in Amsterdam direct na de capitulatie nagenoeg ongewijzigd door bleef functioneren, waarbij nauwgezet verantwoording werd afgelegd over voorraden.