Handgeschreven notitie op een voorgedrukt officieel formulier ("Bijblad"). 11 september 1940 (gebaseerd op de handgeschreven aantekeningen en de verwijzing naar "10 dezer"). [Kader linksboven]
B I J B L A D V A N :
M. . No. 600/46 193 40
DOORGEZONDEN : 11/9

[Bovenaan midden, in rode inkt]
600/46

[Rechtsboven]
11/9/40 [Paraaf]

[Hoofdtekst]
Naar aanleiding van Uw brief
d.d. 10 dezer, no. - 113/22 G.M.B. deel
ik U mede, dat bij mijn dienst aan-
wezig ~~zijn~~ is ongeveer 4 1/2 K.G. ~~blokken~~ toiletzeep.

[Onleesbare paraaf/handtekening]

[Linksonder, handgeschreven rekensom]
62
70

4340

[Onderaan de pagina, voorgedrukt]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Inhoud: Het document betreft een korte administratieve mededeling over de aanwezige voorraad toiletzeep bij een specifieke (niet nader genoemde) overheidsdienst. Er wordt gerapporteerd dat er ongeveer 4,5 kilogram toiletzeep aanwezig is.
* Correcties: De schrijver heeft de tekst tijdens het opstellen aangepast: "zijn" is vervangen door "is ongeveer" en "blokken" is doorgehaald en gespecificeerd als "toiletzeep". Dit duidt op een behoefte aan nauwkeurigheid in de rapportage.
* Rekensom: De getallen linksonder (62 x 70 = 4340) lijken een berekening van de waarde of het aantal eenheden te zijn, waarbij 43,40 gulden mogelijk de totale waarde representeert.
* Handschrift: Een vlot, zakelijk cursief schrift, typerend voor de Nederlandse administratie in de eerste helft van de 20e eeuw. * Historische periode: Geschreven in september 1940, slechts enkele maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland.
* Schaarsche en Distributie: Tijdens de Tweede Wereldoorlog werden veel goederen, waaronder zeep, al snel schaars en gingen op de bon. Overheidsinstanties moesten strikt boekhouden van hun voorraden om verspilling of ongeoorloofd gebruik tegen te gaan.
* Administratieve proces: Het gebruik van een "Bijblad" van de afdeling Algemene Zaken toont de bureaucratische structuur aan waarbij informatie over kleine voorraden formeel werd vastgelegd en doorgezonden naar hogere instanties of centrale magazijnen. M. No