Administratief bijblad/begeleidingsformulier (Algemene Zaken Model No. 14). [Gedrukt stempel linksboven]
BIJBLAD VAN:
M. No. 53/102/1 19341 [handgeschreven '41' overgedrukt op '3']
DOORGEZONDEN: 29/11 - '41.

[Handgeschreven tekst midden en rechts]
opvraag en beschikking
2/12 - '41 Vg 53/102/2 [onleesbare paraaf, mogelijk J.v.E.]

hulp geboden om insp. [inspectie?] van
exped. komt uit. [?]
5/12 - '41
[Paraaf, mogelijk S.v.B.]

afdoen
Vg 9/12 - '41

[Onderaan rechts]
opgelegd
12/12 '41
[Paraaf 'a']

[Gedrukte tekst linksonder]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document dient als een 'gelei-stuk' of 'tracking sheet' voor een specifiek dossier binnen het Departement van Algemene Zaken. Het geeft de workflow weer van een administratieve handeling gedurende een periode van ongeveer twee weken:

1. 29 november 1941: Het dossier wordt voor het eerst doorgezonden (geactiveerd).
2. 2 december 1941: Er vindt een 'opvraag en beschikking' plaats. De afkorting Vg staat voor Verzonden, in dit geval onder een nieuw sub-nummer (53/102/2).
3. 5 december 1941: Een tussentijdse notitie over geboden hulp en de status van de expeditie/verzending.
4. 9 december 1941: De instructie 'afdoen' wordt genoteerd, wat betekent dat de zaak is afgehandeld. Het is op die datum opnieuw verzonden (Vg).
5. 12 december 1941: De status 'opgelegd' betekent dat het document definitief in het archief is geplaatst en de actieve behandeling is gestaakt. Het formulier is een standaard "Model No. 14" van het ministerie van Algemene Zaken, gedrukt in oktober 1937 (gezien de code 10-1937 onderaan). Hoewel het formulier van voor de oorlog stamt, wordt het hier gebruikt in de winter van 1941, anderhalf jaar na het begin van de bezetting. De strikte administratieve procedure met datumstempels en parafen is kenmerkend voor de Nederlandse bureaucratie uit die tijd, die onder de bezetting grotendeels bleef functioneren volgens bestaande modellen. De numerieke codes (53/102/1) verwijzen naar de classificatie in het toenmalige registratuursysteem. M. No