Afschrift van een officiële circulaire/mededeling. 21 juni 1941. No. 63/4/1 M.1941 21/6 AFSCHRIFT.

NEDERLANDSCHE VEEHOUDERIJCENTRALE.
III/No. 8878 Voorraadbeheer Gr./S. 's-Gravenhage, 1941

Betreft: (No. 6)
Brand- en grondstoffen
koelhuizen.
Aan Houders van Koel- en/of
Vrieshuizen.

Teneinde het ongestoord functioneeren van Uw koel- en/of vrieshuis zooveel mogelijk te waarborgen is het gewenscht dat wij weten, welke hoeveelheden grondstoffen (steenkolen, olie, amoniak enz.) voor Uw bedrijf noodig zijn in het tijdvak van 1 April 1941 - 31 Maart 1942)

Aangezien de benoodigde hoeveelheden afhankelijk zijn van de bezetting van Uw koel- en vriesruimte, zal het niet mogelijk zijn thans reeds op te geven hoe groot het verbruik der bedoelde grondstoffen tot 31 Maart 1942 zal zijn. U kunt dan ook volstaan met ons een opgave te verstrekken over het tijdvak 1 April 1940 - 31 Maart 1941; indien echter naar Uw meening het verbruik in het eerst genoemde tijdvak, wegens uitbreiding of uit andere hoofde, waarschijnlijk belangrijk zal afwijken van het verbruik in het laatst bedoelde tijdvak, gelieve U zulks onder opgave van redenen te omschrijven onder het hoofd "nadere aanteekeningen" op de vragenlijst welke wij U ingesloten doen toekomen.

Bij het invullen der lijst gelieve U er rekening mede te houden, dat alleen die grondstoffen worden opgegeven welke noodig zijn voor het koelen en vriezen. Indien Uw bedrijf bepaalde grondstoffen ook gebruikt voor andere afdeelingen dient U, wanneer zulks in Uw administratie niet geschied mocht zijn, het verbruik van die bepaalde grondstoffen te verdeelen in de hoeveelheden welke naar Uw schatting noodig zijn voor het koelen en vriezen en de hoeveelheden welke voor andere doeleinden worden gebruikt.
Uit den aard der zaak moet U dan op de vragenlijst alleen de eerst bedoelde hoeveelheden invullen.

Verder maken wij U er nog op opmerkzaam, dat niet vermeld moeten worden de materialen welke U voor herstellingswerkzaamheden of eventueel nieuwbouw noodig mocht hebben.

NEDERLANDSCHE VEEHOUDERIJCENTRALE,
w.g. onleesbaar.

Bijlage:
1 stencil No. 8873 * Doel van het document: Het document dient als een inventarisatie-instrument. De overheid (via de Veehouderijcentrale) probeert inzicht te krijgen in het verwachte verbruik van cruciale middelen zoals steenkool, olie en ammoniak (gebruikt als koelmiddel) voor het komende jaar.
* Methodiek: Omdat toekomstig verbruik lastig te voorspellen is, wordt het verbruik van het voorgaande jaar (1940-1941) als referentiekader gebruikt. Er wordt nadrukkelijk gevraagd om een scheiding te maken tussen grondstoffen voor koeling en grondstoffen voor andere bedrijfsactiviteiten.
* Taalgebruik: Formeel, ambtelijk Nederlands met de destijds gebruikelijke spelling (zoals "zooveel", "benoodigde", "tijdvak"). Opvallend is de spelfout "amoniak" (met één m), wat vaker voorkwam in ambtelijke getypte stukken uit die tijd.
* Status van de kopie: Het betreft een 'AFSCHRIFT', wat betekent dat dit een getypte kopie is van het origineel voor administratieve verspreiding. De ondertekening is gemarkeerd met "w.g. onleesbaar" (waarin getekend), wat aangeeft dat de originele handtekening op het brondocument niet te ontcijferen was. Dit document stamt uit juni 1941, ruim een jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode nam de schaarste aan brandstoffen en grondstoffen snel toe door de oorlogvoering en de Duitse opeisingen.

De Nederlandsche Veehouderijcentrale (NVC) was een van de crisisorganisaties die gedurende de bezetting een centrale rol speelde in de distributie en regulering van de landbouwsector en voedselvoorziening. Koelhuizen waren van vitaal belang voor de voedselketen (bewaren van vlees, zuivel en eieren). Door de schaarste werd de toewijzing van brandstoffen (zoals kolen) strikt gerantsoeneerd. Dit document is een direct bewijs van de overgang naar een geleide economie, waarbij elk bedrijf nauwgezet zijn verbruik moest verantwoorden om in aanmerking te komen voor nieuwe toewijzingen. De uitsluiting van bouwmaterialen voor herstel of nieuwbouw wijst op de strikte prioritering: enkel het draaiende houden van de bestaande voedselvoorraad was op dat moment prioritair.