Officieel administratief bijblad (Alg. Zaken Model No. 14). [Linksboven, gedrukt/stempel]:
BIJBLAD VAN:
Mr. No. 77/42/6, 1941
DOORGEZONDEN: 18/9-'41.

[Rechtsboven, handgeschreven in blauwe inkt]:
Geen aanleiding tot
voorstel vermindering
aan B en W vermindering
straf. Ernst v/h feit.
as [initialen]

[Middenrechts, handgeschreven in rood potlood]:
24/9/41
[onleesbare initialen, mogelijk AG]
M/42/7 M

[Middenrechts, handgeschreven in zwarte inkt]:
Naar aanleiding
van uw brief d.d.
17 dezer deel ik U mede,
dat mijnerzijds geen
aanleiding bestaat
den Burgemeester voor te
stellen, de U opgelegde
straf te verminderen.
XD [initialen]

[Rechtsonder, handgeschreven in zwarte inkt]:
/ in verband met de
ernst van het gepleegde
feit,

[Linksonder, gedrukt]:
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Taal en Toon: Het document is gesteld in formeel, ambtelijk Nederlands. De toon is zakelijk, beslist en afwijzend.
* Inhoud: Het betreft een weigering van een verzoek tot strafvermindering. De schrijver reageert op een brief van de 17e van die maand. De conclusie is dat er "geen aanleiding" is om bij de Burgemeester (of het college van B en W) te pleiten voor een lagere straf.
* Argumentatie: De reden voor de afwijzing wordt expliciet benoemd: de "ernst van het gepleegde feit".
* Administratief proces: Het document toont de workflow van een ambtelijk apparaat. Eerst is er een interne notitie in blauwe inkt (waarschijnlijk een advies aan een meerdere), gevolgd door de concepttekst voor de feitelijke brief in zwarte inkt. De rode aantekeningen duiden op de uiteindelijke verwerking of archivering op 24 september 1941. Dit document stamt uit september 1941, ruim een jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. Hoewel het een lokaal administratief document lijkt (verwijzing naar Burgemeester en B en W), is de context van de bezetting cruciaal.

Tijdens de bezetting werden straffen voor diverse vergrijpen (variërend van overtredingen van de avondklok tot distributiefraude of uitingen van verzet) streng gehandhaafd. De onbuigzame houding in dit document ("geen aanleiding... de U opgelegde straf te verminderen") past in het beeld van een ambtelijk apparaat dat onder druk van de bezetter of door eigen strenge handhaving weinig ruimte liet voor clementie, zeker wanneer een feit als "ernstig" werd geclassificeerd. De exacte aard van het "gepleegde feit" wordt hier niet genoemd, maar de datering in de oorlogsjaren geeft deze ambtelijke afwijzing een zwaardere lading.