Dienstbrief / Officiële circulaire. 30 december 1940. Ir. E. de Kruijff (Hoofd van het bureau). [Links boven: Wapen van Amsterdam]
Telefoon 43321, 43130
Toestellen 483, 568, 569, 576

[Rechts boven:]
N° 100/1/1 M.1941 3/1 [stempel]
Verzoeke bij beantwoording datum en nummer van dezen brief te vermelden

No. 13b/24 G.M.B. Amsterdam, 30 Dec. 194 40

Gemeentelijk Materialenbureau
Oudezijds Achterburgwal 213 Amsterdam (Centrum)

Aan:
Heeren Hoofden van Diensten en Bedrijven.

[Handgeschreven aantekening rechts:] mr. Th. J. ... [onleesbaar]
[In groene inkt:] 7

Hierbij verzoek ik U beleefd mij vóór 14 Januari 1941 te willen mededeelen, hoe groot Uw voorraad zachte zeep in Kg. was op 10 Januari d.a.v.

[Links onder de tekst:]
d.a.v.
W.
[Merkteken/stempel:] ry

Het Hoofd van het Gemeentelijk Materialenbureau,

[Handgeschreven handtekening: P. de Kruijff]
Ir. E. de Kruijff.

[Linksonder in de hoek:] 2000-'10-'40
[Rechtsonder in potlood:] loo Dit document is een administratieve instructie binnen de gemeente Amsterdam. De toon is formeel en beleefd ("verzoek ik U beleefd"), maar de boodschap is dwingend en bureaucratisch.

• Inventarisatie: Het doel is een exacte meting (in kilogrammen) van de voorraad zachte zeep. De afkorting "d.a.v." staat voor "des aanstaanden jaars", wat verwijst naar de komende datum van 10 januari 1941.
• Administratieve kenmerken: De brief bevat talloze archief- en referentiekenmerken (telefoonnummers, toestelnummers, dossiernummers), wat wijst op een complexe ambtelijke organisatie. De code "2000-'10-'40" linksonder duidt waarschijnlijk op de drukdatum en oplage van het briefpapier.
• Ondertekening: Opvallend is dat de handtekening (die lijkt te beginnen met een 'P' of een zeer zwierige 'E') gezet is boven de getypte naam van Ir. E. de Kruijff. De brief is geschreven in december 1940, slechts enkele maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. In deze periode begon de schaarste aan goederen merkbaar te worden.

Vetstoffen waren cruciaal voor de oorlogsindustrie en voedselvoorziening, waardoor de productie van zeep (waarvoor vetten nodig zijn) aan banden werd gelegd. Zeep was een van de eerste producten die op de bon ging. Het Gemeentelijk Materialenbureau speelde een centrale rol in het beheersen van de beperkte voorraden binnen de stad. Deze brief is een direct bewijs van de overgang naar een distributie-economie, waarbij elk kilogram aan schoonmaakmiddel administratief verantwoord moest worden om verspilling of onbedoelde voorraadvorming te voorkomen.