Officiële circulaire / Dienstmededeling. 13 maart 1942 (datum deels handgeschreven). [Linksboven, gestempeld/getypt:]
N⁰ 4 / 1 / 1 M. 1942

[Midden boven:]
GEMEENTE AMSTERDAM

[Rechtsboven, handgeschreven:]
Markten
[Onleesbare paraph/krabbel]
13

[Links:]
No. 703/20.3 Fin. ’41.

[Rechts:]
AMSTERDAM, 13 Maart 1942.

Vertrouwelijk.

Evenals het voorgaand jaar is — ditmaal van den Secretaris-Generaal van het Departement van Binnenlandsche Zaken — bericht ontvangen, dat de beslissing omtrent de begrooting dezer Gemeente voor 1942 is verdaagd en dat de bevoegdheid tot het doen van uitgaven ten laste van die begrooting aan eenige beperkingen werd gebonden.

Ik zou U daarom willen verwijzen naar het schrijven No. 320/20.3 Fin. ’40 d.d. 13-2-41 dienaangaande. Gemakshalve laat ik den hoofdinhoud van dit schrijven in eenigszins gewijzigden vorm hierna nog volgen:

Hiermede rekening houdende, verzoek ik U bij het doen van uitgaven ten laste van den gewonen dienst 1942 het volgende in acht te nemen.

Verplichtingen voortvloeiende uit wettelijke voorschriften, contracten, verordeningen, e.d. moeten uiteraard worden nagekomen.

Andere verplichtingen, voor zoover onvermijdelijk voor den normalen gang van zaken, kunnen binnen de grenzen van de begrooting of van door mij verleende machtigingen, worden aangegaan, doch zullen, voor zoover het belang der gemeente zich daartegen niet verzet, zooveel mogelijk moeten worden verschoven.

Niet strikt onvermijdelijke uitgaven behooren, ook al zijn ze in de begrooting voorzien, achterwege te blijven, terwijl uitgaven, omtrent welker onvermijdelijkheid bij U twijfel bestaat, niet behooren te worden gedaan dan nadat daartoe machtiging is verkregen. Gaat het over uitgaven van niet groote beteekenis, dan kan de bedoelde machtiging door den betrokken Wethouder, eventueel mondeling of telefonisch, worden verleend. Voor uitgaven van meer belang zal echter de machtiging schriftelijk moeten worden gevraagd, met toezending van een afschrift der aanvrage aan de Afdeeling Financiën, waarop een schriftelijke beslissing zal worden genomen.

De bedoeling van het vorenstaande is om, zonder den normalen gang van zaken te verstoren, te voorkomen dat uitgaven worden gedaan, waartegen bij Hooger Bestuur bezwaar mocht blijken te bestaan.

Ik vertrouw, dat U hiertoe Uw volle medewerking zult willen verleenen door aan het vorenstaande stipt de hand te houden.

De Burgemeester van Amsterdam,

(get.) Voûte

de Gemeentesecretaris,

(get.) J. F. FRANKEN

Aan de Hoofden van diensten,
Bedrijven en Administraties der Gemeente.

[Linksonder:]
Stadsdrukkerij Amsterdam
4998-3-42-75

[Rechtsonder, handgeschreven:]
4 * Administratieve controle: Het document illustreert de strikte financiële controle waaronder de gemeente Amsterdam stond tijdens de bezettingsjaren. De begroting van 1942 was nog niet goedgekeurd door het "Hooger Bestuur" (de Duitse bezetter of de ondergeschikte centrale overheid), waardoor de burgemeester genoodzaakt was de uitgaven te rantsoeneren.
* Hiërarchie: Er wordt expliciet verwezen naar de Secretaris-Generaal van het Departement van Binnenlandsche Zaken (destijds K.J. Frederiks), wat de centralisatie van het bestuur in oorlogstijd benadrukt.
* Taalgebruik: Het document hanteert de toen gebruikelijke formele spelling (zoals "begrooting", "dezer", "voortvloeiende"). De toon is zakelijk maar dwingend, gericht op het vermijden van conflicten met de bezettingsautoriteiten.
* Visuele kenmerken: De rode streep in de kantlijn vestigt de aandacht op de procedure voor het aanvragen van machtigingen voor niet-urgente uitgaven. Dit was de kernboodschap voor de hoofden van de gemeentediensten. Dit document stamt uit maart 1942, een periode waarin de gelijkschakeling van het Nederlandse bestuur door de Duitse bezetter in volle gang was. Edward Voûte was in 1941 door de bezetter aangesteld als burgemeester (regeringscommissaris) van Amsterdam, nadat de democratisch gekozen gemeenteraad buitenspel was gezet.

De financiële onzekerheid die in de brief wordt beschreven, is typerend voor de oorlogseconomie. De bezetter hield een strakke vinger aan de pols bij gemeentelijke bestedingen om te garanderen dat middelen primair beschikbaar bleven voor zaken die het Duitse belang of de openbare orde dienden. De term "Hooger Bestuur" fungeert hier als eufemisme voor de bezettingsmacht of de nationaalsocialistische departementen in Den Haag. De handgeschreven notitie "Markten" suggereert dat dit specifieke kopie bestemd was voor of afkomstig was uit het archief van de Dienst van het Marktwezen.