Concept-brief (doorslag met handgeschreven correcties en kanttekeningen). 3 juli 1942 (gebaseerd op handgeschreven aantekening). De Directeur van een niet nader genoemde dienst (mogelijk een post- of administratieve overheidsdienst). 7/116
Concept.

N.V. Handel-Maatschappij Adr. Koller en Van Os,
Statenweg 151,
R o t t e r d a m.

Hiermede bevestig ik het onderhoud met Uwen heer Zarli op 25 Juni jl., waarby ik U mededeelde, dat de door U geleverde stempelmachines niet kunnen worden geaccepteerd, omdat zy niet voldoen aan de eischen, die door myn dienst werden gesteld, voordat de levering aan U werd opgedragen, hetgeen door u werd erkend

Beide machines werden intusschen door U tegen ontvangstbewys teruggenomen.

De door U ingediende rekening ten bedrage van f 1871,50 ontvangt U hierby terug, alsmede het garantiebewijs.

Van ~~een~~ mededeeling, dat aan het construeeren van stempelmachines, die voor het gebruik by myn dienst aan de gestelde eischen ten volle kunnen voldoen, verdere aandacht zal worden besteed, nam ik nota. (U zou de machines dan eventueel wederom offerte kunnen maken?)

De Directeur,

[Handgeschreven linkerzijde:]
Accoord [onleesbaar]
Meij [?] Redeker.
3 Juli 42

[Handgeschreven onderzijde:]
Sans prejudice van acceptatie der verbeterde machine, hoe goed zij ook mogen zijn. * Zakelijke inhoud: De brief betreft een officiële weigering van een levering. Twee stempelmachines (waarde ƒ 1871,50) voldeden niet aan de vooraf gestelde specificaties. De machines zijn reeds teruggenomen door de leverancier.
* Correctieproces: Het document toont het proces van een concepttekst. De toevoeging "hetgeen door u werd erkend" is cruciaal voor de bewijsvoering dat de leverancier zelf ook inziet dat het product tekortschoot.
* Rode inkt: De opmerking in rode inkt tussen haakjes is waarschijnlijk een suggestie van een revisor of de directeur zelf, die zich afvraagt of de firma in de toekomst opnieuw een offerte mag uitbrengen als de machines verbeterd zijn.
* Juridische nuance: De handgeschreven zin onderaan ("Sans prejudice...") is een juridische voorzorgsmaatregel. Hiermee geeft de schrijver aan dat de huidige correspondentie de rechten van de dienst niet beperkt met betrekking tot toekomstige acceptatie; men wil zich nergens toe verbinden. De brief dateert uit juli 1942, midden in de Tweede Wereldoorlog. In deze periode was er vaak schaarste aan kwalitatief hoogwaardige technische onderdelen en machines. De firma Koller en Van Os was een bekende Rotterdamse handelsmaatschappij in technische goederen. De formele toon en de precieze afhandeling van de afkeuring (inclusief het terugsturen van de rekening en het garantiebewijs) getuigen van een strikte administratieve procedure, ondanks de oorlogsomstandigheden. De vermelding van "mijn dienst" duidt waarschijnlijk op een gemeentelijke of rijksoverheidsinstelling die veel post of documenten moest stempelen.