Ambtelijke conceptbrief of intern advies. 3 november 1939 (verwijzing in tekst). Weth. L.M.

Onder terugzending van de mij met Uwe apostille d.d. 3 Nov. 39, No 29/21 R.M. 1939 om spoedig advies toegezonden stukken, heb ik de eer U het volgende te berichten.
Inderdaad is in beginsel overeenstemming bereikt omtrent de invoering van machinale stempeling der legitimatiekaarten, waardoor de losse week- en maandbonnen komen te vervallen.
Intusschen staan voor mij de voordelen van [doorgehaald: dit] bedoelde systeem, zoals deze door den Bedrijfseconomisch-Adviseur † in zijn rapport worden opgesomd, nog niet vast. Het is zelfs nog de vraag, of het nieuwe systeem om practische redenen wel kan worden ingevoerd. [doorgehaald: Zoo staat het nog te bezien] [doorgehaald: Bekend] Het is nl. nog de vraag, of de machines [doorgehaald: aan te schaffen of de vereischte] de vereischte gegevens zoodanig duidelijk op de achterzijde der legitimatiekaarten kunnen aanbrengen, dat de contrôle er niet onder zal lijden. Dit hangt o.a. nauw samen met de vraag of op de achterzijde der kaarten 13 of 26 weekstempels zullen [doorgehaald: moeten worden aangebracht] [doorgehaald: in verband staan] worden geplaatst.
In elk geval zal na 13 of 26 weken een nieuw [doorgehaald: vel] opplakvel moeten worden [doorgehaald: geplaatst] opgeplakt, waardoor de voorgaande periode (van 13 of 26 weken) niet meer [doorgehaald: kan worden gecontroleerd] te controleeren valt. Dit laatste is m.i. voor M.S. van belang, om te weten of een kooper [omcirkeld: regelmatig] de [doorgehaald: voor] Centrale Markt heeft bezocht.
Hoe dit alles nog zij, met het oog op diverse vraagpunten is voorloopig slechts afgesproken, dat steekproeven met de betreffende machines in de practijk zullen worden bewerkstelligd. Hiervoor is voldoende tijd beschikbaar, daar aanvankelijk voor het jaar 1940 met het oude systeem wordt doorgewerkt.
Wel zal reeds worden overgegaan tot het opplakken van de portretten, i.p.v. nieten, ten einde van de nieten geen last te hebben bij eventueele invoering van het machinale stelsel. Aanschaffing van plakmachines is †.
Het register van betalingen kan niet worden gemist om de volgende redenen:
1e. Het dient om na te gaan of een bepaalden kooper, die zijn kaart vergeten heeft, of zegt vergeten te hebben, reeds betaald heeft, in welk geval tot een toe geen nieuwe betaling wordt geëischt, althans niet voor de loopende week- of maandperiode.

Marginale aantekeningen:
* (Links midden): † met den Bedrijfseconomisch-Adviseur
* (Links onder): † waarschijnlijk niet dienstig, maar ook dit wordt nog onderzocht.

--- De kern van dit document is de modernisering van de administratie rondom de Centrale Markt (waarschijnlijk de Amsterdamse Centrale Markthallen). Men wil overstappen van losse bonnen naar een systeem waarbij legitimatiekaarten machinaal worden afgestempeld.

Er is sprake van een klassiek ambtelijk spanningsveld tussen efficiëntie (machinale verwerking) en de noodzaak tot controle. De schrijver uit twijfels over:
1. De leesbaarheid: Kunnen de machines wel duidelijk genoeg stempelen op de kaarten?
2. De controleerbaarheid op lange termijn: Door het overplakken van nieuwe vellen na 13 of 26 weken verdwijnt de historie van marktbezoeken van een specifieke handelaar, wat ongewenst is voor de controle (M.S. staat waarschijnlijk voor Markt-Stempeling of een specifieke controledienst).
3. Fraudegevoeligheid: Het "register van betalingen" moet behouden blijven om te voorkomen dat koopers ten onrechte beweren al betaald te hebben als ze hun kaart "vergeten" zijn.

Opvallend is dat men voor het jaar 1940 nog vasthoudt aan het oude systeem, maar wel alvast begint met het lijmen van pasfoto's in plaats van nieten, om toekomstige machines niet te beschadigen.

--- Dit document is geschreven in november 1939. Nederland was op dat moment gemobiliseerd vanwege de oorlogsdreiging (de Tweede Wereldoorlog was in september begonnen met de inval in Polen). Hoewel Nederland nog neutraal was, werd de distributie en controle van levensmiddelen en de handel daarop (zoals op de Centrale Markt) van vitaal strategisch belang.

De wethouder voor Levensmiddelen (Weth. L.M.) was in deze periode verantwoordelijk voor de voedselvoorziening in de stad. De discussie over stempels en registers weerspiegelt de toenemende bureaucratisering en grip van de overheid op de handelsstromen, net voordat de werkelijke schaarste en de bezettingsjaren zouden aanbreken. Het document laat zien dat men zelfs aan de vooravond van een wereldbrand bezig was met zeer gedetailleerde praktische uitvoeringsvragen over kantoorautomatisering avant-la-lettre. L.M. Gemeente Amsterdam