Dienstbrief / Circulaire van de Gemeente Amsterdam. 11 juni 1942. De Burgemeester van Amsterdam (Edward Voûte) en de Gemeentesecretaris (F. Franken). De hoofden van de diverse gemeentelijke administraties, diensten en bedrijven. GEMEENTE AMSTERDAM

No. 875 Arb. 1942 AMSTERDAM, 11 Juni 1942.

Onderwerp: opgaaf boden

Hierbij verzoek ik U mij vóór den 20sten Juni a.s. een nominatieve opgave te verstrekken van de bij Uw dienst werkzaam zijnde boden.

Deze opgave zal voorts moeten vermelden: geboortedatum, datum van indiensttreding, salarisgroep en vooropleiding van de belanghebbenden, eventueel uitgeoefende beroepen, alsmede de hun thans opgedragen werkzaamheden.

De Burgemeester van Amsterdam,
[Handtekening: Voûte]

de Gemeentesecretaris,
[Handtekening: F. Franken] p.A.

Aan Heeren Hoofden van
Administratiën, Diensten
en Bedrijven.

[Linkermarge, verticaal handgeschreven:]
№ OA 35/1 W. 1942 13/6

[Onderaan links:]
Stadsdrukkerij Amsterdam
10986-6-42-100 * Doel van het document: Het document is een dwingend verzoek om gedetailleerde personeelsinformatie te verstrekken over alle boden in dienst van de gemeente Amsterdam. Er wordt gevraagd naar een "nominatieve opgave", wat betekent dat de personen met naam en toenaam genoemd moeten worden, inclusief persoonlijke details zoals geboortedatum en werkverleden.
* Tijdsdruk: De brief is gedateerd op 11 juni 1942 en de informatie moet uiterlijk 20 juni binnen zijn. Deze korte termijn wijst op een zekere urgentie vanuit het centrale stadsbestuur.
* Ondertekening: De brief is ondertekend door Edward Voûte, de pro-Duitse regeringscommissaris/burgemeester die in 1941 door de bezetter was aangesteld. De toevoeging "p.A." bij de handtekening van de gemeentesecretaris staat voor "per adres" of "bij afwezigheid" (per procuratie), wat aangeeft dat iemand anders namens hem tekende.
* Drukwerk: Het formulier is gedrukt door de Stadsdrukkerij Amsterdam, wat gebruikelijk was voor officiële correspondentie op grote schaal binnen de gemeente. * Tweede Wereldoorlog en Bezetting: In juni 1942 bevond Nederland zich in het derde jaar van de Duitse bezetting. Het gemeentebestuur van Amsterdam stond onder strikte controle van de bezetter en de NSB.
* Arbeidsinzet en Controle: Het verzamelen van gedetailleerde persoonsgegevens (zoals gevraagd onder kenmerk "Arb." voor Arbeidszaken) was in deze periode vaak een voorbode voor reorganisaties, ontslagen van "onwenselijke" elementen (zoals Joodse ambtenaren, die overigens eind 1940 al grotendeels verwijderd waren) of het inventariseren van personeel voor de Arbeitseinsatz (gedwongen tewerkstelling in Duitsland).
* Administratieve efficiëntie: De bezetter streefde naar een maximale beheersing van het ambtelijk apparaat. Door precies te weten wie welke vooropleiding had en welke taken uitvoerde, kon de bezetter bepalen of personeel "nuttig" werd ingezet of elders (bijvoorbeeld in de oorlogsindustrie) beter gebruikt kon worden.