Administratieve archiefkaart of dossiernotitie. [Bovenaan links, onderstreept in blauwzwarte inkt:]
A. Staats

[Bovenaan midden, in rode inkt:]
46a/321/42

[Midden, in blauwzwarte inkt:]
straf vervalt wegens overlijden

[Rechtsonder de middelste regel, initialen in blauwzwarte inkt:]
HM [?]

[Onderaan, in rode inkt:]
Zelfde brief als
J.C. Haan

[Onderste regel onderstreept met een lange rode lijn] Het document is een beknopte ambtelijke aantekening betreffende de juridische status van een individu genaamd A. Staats. De kern van de notitie is de vaststelling dat de opgelegde of voorgenomen straf komt te vervallen vanwege het overlijden van de betrokkene. Dit is een standaardprocedure in het strafrecht: bij het overlijden van een verdachte of veroordeelde vervalt het recht tot strafvervolging of de uitvoering van de straf.

Er zijn duidelijke archivistische kenmerken aanwezig:
* Dossierkenmerk: Het rode nummer 46a/321/42 fungeert als referentie naar een specifiek dossier of een inschrijving in een register.
* Kruisverwijzing: De rode aantekening onderaan verwijst naar een J.C. Haan. De opmerking "Zelfde brief als" duidt op een administratieve efficiëntie-slag, waarbij voor beide personen een identieke kennisgeving (waarschijnlijk over de beëindiging van de zaak) is opgesteld.
* Paraaf: De initialen (mogelijk 'HM') dienen als autorisatie van de notitie door een behandelend ambtenaar of archivaris. De aard van de notitie en de gebruikte codes wijzen zeer sterk op een herkomst uit het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR). Dit archief bevat de dossiers van personen die na de Tweede Wereldoorlog in Nederland werden onderzocht of berecht voor collaboratie, verraad of dienstname bij de vijand.

In de chaos van de naoorlogse jaren en de vaak lange detentieperiodes kwam het regelmatig voor dat verdachten overleden voordat hun zaak volledig was afgerond of voordat zij hun straf (volledig) hadden uitgezeten. In dergelijke gevallen werd de status op deze wijze administratief afgehandeld. De verwijzing naar J.C. Haan suggereert dat Staats en Haan mogelijk bij hetzelfde incident betrokken waren of dat hun zaken op hetzelfde moment administratief werden afgesloten. A. Staats J.C. Haan