Handgeschreven conceptbrief/notitie op gelinieerd papier. 2 november 1942 (bovenaan) en 9 november 1942 (onderaan). [In de rechterbovenhoek in rood potlood:]
Geen enkel feit geeft
aanleiding om aan
verzoek te voldoen. Zaak
intusschen voorgelegd bij Bm
2/11 '42

[Inkt:]
W. v. d. Meent

N. a. v. Uw brief d. d.
25 October j.l. bericht ik U,
dat aan Uw verzoek niet kan
worden voldaan. De zaak is
inmiddels ter beoordeeling
voorgelegd aan den heer Burge-
meester, die U nader
zal berichten.

DdG [initialen]

[Linksonder in inkt:]
Niet verzonden
heeft inmiddels brief van
Burgem. ontvangen

[Rechtsonder in inkt:]
Moet bovendien
briefje alsnog
verbrand worden,
nu v.d. Meent in-
middels brief van
Bm. heeft ontvangen.
9/11 '42
y [paraaf] Dit document is een intern concept voor een afwijzingsbrief gericht aan een persoon genaamd Van de Meent. Van de Meent had op 25 oktober 1942 een verzoek ingediend, maar de behandelend ambtenaar stelt vast dat er geen gronden zijn om hieraan te voldoen. De zaak is doorgeleid naar de burgemeester voor een definitief besluit.

Uit de kanttekeningen blijkt dat dit specifieke briefje uiteindelijk niet is verzonden. De reden hiervoor is dat Van de Meent in de tussentijd al rechtstreeks bericht van de burgemeester had ontvangen. Bijzonder is de instructie onderaan dat het briefje "alsnog verbrand" moet worden, wat wijst op een strikt archiefbeheer of de gevoeligheid van de correspondentie in die tijd. Het document dateert uit november 1942, midden in de Tweede Wereldoorlog tijdens de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode was de administratieve last op gemeentehuizen groot en waren burgemeesters vaak direct betrokken bij besluitvorming over verzoeken van burgers, die dikwijls te maken hadden met distributie, vergunningen of beperkende maatregelen. De instructie om het concept te verbranden kan duiden op de schaarste aan papier (hergebruik) of op het feit dat onnodige bureaucratische sporen gewist moesten worden om verwarring in het dossier te voorkomen. W. v. d. Meent