Ambtelijke notitie / dossierstuk. Maart – mei 1943. [Bovenaan, in zwarte inkt]:
Contract mr. meekeren
pacht koffiehuis Vischmarkt
eindigt 31. mei 1943.
[Onderstreept met dikke rode streep]

contract verlengen?

[Rechtsboven, schuin geschreven in zwarte inkt]:
Telef. opgeroepen
v. maandagmorgen
1/2 10
[Paraaf]

[Midden, diagonaal in groot rood potlood]:
vloei boek [doorgehaald met een rode lijn]

[Midden rechts, in donkere inkt]:
v Meekeren
oproepen bij dir.
maandag
5 - 3 - 43 [paraaf]

[Stempel in paarse inkt]:
OKTAer -2 MAART 1943

[Linksonder, in rood kader]:
Th. Muller resp. 15/3-'43
[Eronder, in zwarte inkt]:
Mr. Meekeren ten kantore
vraagt thans telef. welke
nieuwe pacht gem.te
vraagt

[Onderaan, in paarse/blauwe inkt]:
H. de Haan. Hoe staat de zaak
bij van Meekeren thans? Spoed s.v.p.
[Paraaf]
Th. Muller resp. Het document toont de ambtelijke verwerking van een pachtkwestie tijdens de Tweede Wereldoorlog. Het proces is chronologisch te volgen via de verschillende aantekeningen:
1. Februari/Maart 1943: De initiële vraag wordt gesteld of het contract met Mr. van Meekeren (dat op 31 mei afloopt) verlengd moet worden.
2. 2 maart 1943: Het document wordt gestempeld door de afdeling OKTAer.
3. Maart 1943: Er vinden afspraken plaats; Van Meekeren wordt telefonisch opgeroepen voor een gesprek met de directeur op maandagochtend 5 maart.
4. 15 maart 1943: Er is opnieuw contact; Van Meekeren vraagt naar de hoogte van de nieuwe pachtsom die de gemeente zal gaan vragen.
5. Laatste fase: Een dringende interne vraag ("Spoed s.v.p.") van een leidinggevende of collega (H. de Haan) aan Th. Muller over de huidige status van het dossier.

De term "vloei boek" (vloeiboek) die is doorgehaald, duidt erop dat dit stuk uit een map met te tekenen of te behandelen stukken is gehaald. De afkorting OKTAer op de stempel staat voor de afdeling 'Ontwikkeling en Kunst, Toerisme, Archief en Economische Raad' van de gemeente Groningen. De "Vischmarkt" (Vismarkt) is een centraal plein in Groningen. Het koffiehuis in kwestie was een gemeentelijk pand. De correspondentie vindt plaats in het voorjaar van 1943, midden in de Duitse bezetting, wat de formele maar efficiënte toon van de ambtelijke notities verklaart. Het proces laat zien dat de reguliere gemeentelijke administratie van vastgoed en pacht gedurende de oorlog bleef doorlopen.