Ambtelijke notitie met concept-beantwoording. 17 januari 1944 tot 21 januari 1944. [Bovenzijde, in zwarte inkt:]
Het verzoek van de Br. Hall
Kolenh. - dient m.i. te worden
afgewezen. Zie rapport Rijpma
17-1-44
Dekker

[Annotatie in rood potlood:]
Accord afwijzing!
18-1-44
[Paraaf, mogelijk 'a']

[Middengedeelte, concept-brief in blauwe inkt:]
N.a.v. Uw brief d.d. 4 Jan. j.l. bericht
ik U, dat U met Uw brandstoffenkaarten alleen
dan in het door U verlangde water bij plaatse mag
varen, indien wegens vorst het niet mogelijk
is een door het Gemeentebestuur aangewezen
verkooppunt, [doorgehaald: als brandstoffenhandelaar]
te bereiken.
Aan Uw verzoek kan derhalve niet
worden voldaan.
[Paraaf]

[Linksonder, in rood potlood:]
21/1/2 [Mogelijk 21/1/44 of een dossiernummer] Het document is een typisch voorbeeld van ambtelijke besluitvorming tijdens de oorlogsjaren. De kern van de zaak is een verzoek van een brandstoffenhandelaar (Br. Hall), dat door een ambtenaar genaamd Dekker wordt beoordeeld. Dekker adviseert afwijzing op basis van een rapport van een collega (Rijpma). Dit advies wordt op 18 januari formeel bekrachtigd ("Accord afwijzing!").

In het tweede deel van het document is het concept voor de afwijzingsbrief geschreven. Hieruit blijkt dat de aanvrager waarschijnlijk toestemming vroeg om in een ander gebied (water) te varen om brandstof in te slaan. De regelgeving stelde echter dat men alleen mocht uitwijken als het officieel aangewezen verkooppunt onbereikbaar was door vorst. Omdat dit blijkbaar niet het geval was, of omdat de aanvrager niet aan de voorwaarden voldeed, werd het verzoek afgewezen. De datum januari 1944 plaatst dit document in de context van de Duitse bezetting van Nederland en de daarmee gepaard gaande schaarste. Brandstofvoorziening was cruciaal en strikt gereguleerd via een systeem van distributiebonnen en aangewezen handelaren. In de wintermaanden kon vorst de logistiek via het water (de voornaamste weg voor kolenvervoer) ernstig bemoeilijken, wat vaak leidde tot verzoeken om af te wijken van de strikte distributieregels. De ambtelijke toon en de verwijzing naar het "Gemeentebestuur" tonen aan dat de lokale overheid een belangrijke rol speelde in de uitvoering van dit beleid. Dekker (ambtenaar) Rijpma (rapporteur).