Officiële brief/circulaire. 26 april 1939. Het Hoofd van den Luchtbeschermingsdienst (Jan Menschaar). LUCHTBESCHERMINGSDIENST
DER GEMEENTE AMSTERDAM
_________________________________________

AMSTERDAM, 26 April 1939.
No. 16/86.
SINT AGNIETENSTRAAT 4.
Gr. C.
Telefoon 43130 } toestel 483.
43321 }
Bijlage(n): -

Aan de Heeren Wijkhoofden.

Het heeft mijn aandacht getrokken, dat van mijn Dienst somwijlen betalingen worden gevorderd, bijv. wegens kosten telefoon of tram, aanschaffing kantoorbehoeften, dan wel wegens gebruik van zalen, zonder dat daaromtrent te voren met mijn Dienst overleg is gepleegd.

Uit den aard der zaak stel ik de activiteit der vrijwilligers bij den Luchtbeschermingsdienst op hoogen prijs. Echter draag ik de financieele verantwoordelijkheid, waardoor het noodzakelijk is de financieele gevolgen van bepaalde plannen te voren te kunnen overzien.

Ik moge U dus verzoeken voor het beramen van plannen, waarmede uitgaven gepaard gaan, met mijn Dienst overleg te plegen via Uw Vakhoofd.

Dit geldt echter niet voor die maatregelen of voorzieningen, welke op initiatief van mijn Dienst worden getroffen.

Voor zooveel noodig verzoek ik U met het vorenstaande wel rekening te willen houden, waardoor moeilijkheden, ten aanzien van de betaling van bij mijn Dienst in te dienen rekeningen worden voorkomen.

Het Hoofd van den Luchtbeschermingsdienst,

[Handtekening: J. Menschaar] * Kernboodschap: De brief is een formele berisping en instructie betreffende financiële procedures. Het hoofd van de Luchtbeschermingsdienst (LBD) stelt vast dat wijkhoofden onkosten declareren (zoals reiskosten, kantoorspullen en zaalhuur) zonder voorafgaande toestemming. Hij eist dat voortaan elk plan dat geld kost eerst via de hiërarchische weg (het vakhoofd) wordt kortgesloten.
* Toon: De toon is ambtelijk en streng doch beleefd. De schrijver erkent de inzet van de vrijwilligers om de boodschap te verzachten, maar is onverbiddelijk over de budgettaire controle.
* Administratieve details: De brief toont de structuur van de LBD in Amsterdam, waarbij er een duidelijke hiërarchie was van Wijkhoofden naar Vakhoofden naar de centrale leiding aan de Sint Agnietenstraat. * Tijdsgeest: De brief dateert van april 1939, slechts enkele maanden voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog. In deze periode van internationale spanning was de Luchtbeschermingsdienst koortsachtig bezig met de organisatie van de burgerbevolking.
* Groei en Chaos: De LBD groeide in die tijd zeer snel en leunde zwaar op tienduizenden vrijwilligers. Uit deze brief blijkt dat de snelle groei leidde tot administratieve onduidelijkheid en "wildgroei" in de uitgaven op wijkniveau.
* De persoon Menschaar: De handtekening is van Jan Menschaar, die vanaf 1934 de leiding had over de Amsterdamse LBD. Hij stond bekend als een organisator die de dienst strak en methodisch wilde inrichten, wat in deze brief duidelijk naar voren komt. C. Gemeente Amsterdam