Administratief formulier/stempelafdruk (begeleidingsstrook). 7 februari 1940 (gebaseerd op de handgeschreven datum). [In een gestreept kader linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. $A.B/1/4$ 1940
DOORGEZONDEN: $7/2-'40$

[Onderaan de pagina:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * BIJBLAD VAN: Geeft aan dat dit document dient als aanvulling of bijlage bij een hoofddossier.
* M. No. AB/1/4 1940: Dit is een referentienummer. De 'M' zou kunnen staan voor 'Ministerie'. 'AB/1/4' is de specifieke dossiercode en '1940' het jaartal van het dossier.
* DOORGEZONDEN: 7/2-'40: Dit documenteert de administratieve route. Het dossier of bijblad is op 7 februari 1940 doorgezonden naar een volgende instantie of ambtenaar.
* Alg. Zaken Model No. 14: Verwijst naar het Ministerie van Algemene Zaken en het specifieke type formulier (Model No. 14) dat voor deze administratieve handeling werd gebruikt.
* 10.000-10-1937-1016: Dit zijn drukgegevens. '10.000' is de oplage, '10-1937' is de datum van druk (oktober 1937) en '1016' is waarschijnlijk een order- of drukkerijnummer. Dit document is een typisch voorbeeld van de bureaucratische zorgvuldigheid in de Nederlandse overheidsadministratie van voor de Tweede Wereldoorlog. Het diende om de stroom van documenten binnen of tussen ministeries (in dit geval Algemene Zaken) te beheersen. De datum februari 1940 is historisch saillant; het is slechts enkele maanden voor de Duitse inval in Nederland. Dergelijke fiches hielpen archivarissen en ambtenaren om de status en locatie van dossiers nauwkeurig bij te houden. Het gebruik van gestandaardiseerde 'modellen' zorgde voor uniformiteit in de verslaglegging door het hele land. M. No M. No