Administratieve verklaring. 11 januari 1940 (verzonden op 13 januari 1940). 10/2/1 M.

DV.

Verzonden 13/1 - '40 [handgeschreven]

11 Januari 1940

Ondergeteekende verklaart dat onderstaande 20 kwitanties niet in handen der schuldenaren zijn geweest.

De Directeur,

47
4200
4217
4385
4423
4437
4438
4440
4511
4512
4649
4662
4707
4721
4844
4845
4914
4917
4918
4920 Dit document dient als een officieel bewijsstuk in een administratief proces. De kern van de boodschap is dat 20 specifieke kwitanties (betalingsbewijzen of betalingsverzoeken) de beoogde ontvangers ("schuldenaren") nooit hebben bereikt.

• Administratieve controle: De blauwe vinkjes naast de nummers wijzen op een verificatieproces; waarschijnlijk zijn deze nummers één voor één gecontroleerd tegenover een grootboek of archief.
• Datering: Het document is gedateerd op 11 januari, maar de handgeschreven notitie "Verzonden 13/1 - '40" toont aan dat de daadwerkelijke verzending of verwerking twee dagen later plaatsvond.
• Formulering: Het gebruik van "Ondergeteekende" en de spelling met dubbel 'e' (bijv. "verklaart", "geweest") is typerend voor de Nederlandse ambtelijke schrijftaal van voor de spellinghervorming van 1947. Het document is opgesteld in januari 1940, de periode van de 'Schemeroorlog', slechts enkele maanden voordat Nederland door nazi-Duitsland werd binnengevallen. In deze tijd was een accurate boekhouding cruciaal, zeker voor overheidsinstellingen of banken, om juridische geschillen over niet-betaalde schulden te voorkomen. Als een schuldenaar zou beweren nooit een betalingsverzoek te hebben ontvangen, kon dit document dienen als intern bewijs dat de betreffende kwitanties inderdaad niet waren afgeleverd, waardoor eventuele boetes of rente mogelijk konden worden kwijtgescholden of de procedure kon worden herhaald. De exacte instantie ("De Directeur") wordt niet bij naam genoemd, maar de lay-out en stijl suggereren een formele, mogelijk semi-overheids- of financiële instelling.