Ambtelijke of zakelijke notitie (memo) 9 november 1939 en 15 november 1939 Van de belangrijkste artikelen is
minimaal voorraad aangelegd. Overigens
wordt bij het doen van nieuwe bestellingen
van dergelijke artikelen met het aanhouden
van grotere voorraden rekening gehouden.
Ten laste van de exploitatie-rekening komt
alleen het verbruik van artikelen. De gewone
voorraad brengt geen wijziging van de
begrooting 1939 (wel rente t.m. volgend jaar,
die echter gering is.)

9/11 '39
Vz [paraf]

Ogb [?]
15-11-39 [paraf] * Onderwerp: De notitie betreft het voorraadbeheer van essentiële goederen en de boekhoudkundige verwerking daarvan.
* Inhoudelijke kern: Er is een minimale voorraad aangelegd, maar men streeft ernaar deze bij toekomstige bestellingen uit te breiden. Belangrijk is de opmerking dat alleen het daadwerkelijke verbruik op de exploitatierekening drukt. De fysieke voorraad zelf verandert de begroting van 1939 niet, met uitzondering van een kleine rentelast.
* Schrifttype: Een vlot, zakelijk cursief handschrift, kenmerkend voor de eerste helft van de 20e eeuw. De tekst is goed leesbaar en getuigt van een administratieve context. De datum van deze notitie, november 1939, is historisch relevant. Hoewel Nederland op dat moment nog neutraal was, was de Tweede Wereldoorlog in de omringende landen al begonnen (september 1939). De noodzaak om van "belangrijkste artikelen" grotere voorraden aan te leggen ("rekening gehouden met het aanhouden van grotere voorraden") wijst zeer waarschijnlijk op voorzorgsmaatregelen in verband met de oorlogsdreiging en de te verwachten schaarste aan grondstoffen of goederen. Het document weerspiegelt de administratieve zorgvuldigheid waarmee deze strategische voorraadopbouw financieel werd verantwoord binnen de bestaande begrotingskaders.