Handgeschreven ambtelijke notitie/memorandum op een voorgedrukt formulier ("Bijblad van:"). [Stempel linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 4/8/1 1939
DOORGEZONDEN: 1/8

[Rode stempel linksboven, schuin:]
Hr. Sixma

[Handschrift rechtsboven:]
Hr. Junkman
Advies exp.
5/8/39 exp.

[Hoofdtekst handschrift:]
Van verschillende art. is het aanleggen van grootere voorraden, na uitbreiding van de bestaande magazijnruimte wel mogelijk.
Brandstoffen kunnen in de bestaande bergplaatsen niet voor langeren tijd worden opgeslagen. (K ± 2 maanden G. ± 3 weken.) In G zou de kolenbergplaats kunnen worden vergroot met opoffering v/d rijwielstalling.
Eventueele opslag van petroleum en benzine, wellicht te regelen met contractant service station?
Tevens ware in verband met een en ander te bezien het opslaan van bouwmateriaal, zandzakken etc v.h. maken van scherpvrije beschermingen.

[Rechtsonder:]
M 9/8/39

[Linksonder voorgedrukt:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016

[Linksonder handgeschreven in rood:]
202 Het document is een interne ambtelijke notitie betreffende de logistieke voorbereidingen op een crisissituatie. De kernpunten zijn:
1. Voorraadbeheer: Er wordt geconstateerd dat grotere voorraden van diverse artikelen mogelijk zijn, mits de magazijnruimte wordt uitgebreid.
2. Brandstofopslag: Er is een probleem met de opslagcapaciteit van brandstoffen in de huidige bergplaatsen (met specifieke tijdslimieten voor locaties/types 'K' en 'G', vermoedelijk Kolen en Gas of specifieke locaties).
3. Ruimtegebrek: Er wordt geopperd om een rijwielstalling op te offeren om de kolenopslag te vergroten.
4. Externe Opslag: Voor de opslag van vloeibare brandstoffen (petroleum, benzine) wordt gedacht aan een samenwerking met een extern servicestation.
5. Passieve Verdediging: De laatste alinea is zeer specifiek voor de tijdsgeest: het aanleggen van voorraden bouwmateriaal en zandzakken voor het bouwen van "scherpvrije beschermingen" (schuilplaatsen of versterkingen die bescherming bieden tegen scherven/splinters van bommen). Dit document is geschreven in de eerste week van augustus 1939, minder dan een maand voordat nazi-Duitsland Polen binnenviel (1 september 1939), wat het begin van de Tweede Wereldoorlog markeerde.

De notitie weerspiegelt de groeiende oorlogsdreiging en de urgentie bij de Nederlandse overheid en diensten om civiele en operationele voorbereidingen te treffen. Termen als "scherpvrije beschermingen" wijzen direct op de angst voor luchtaanvallen. De notitie is een tastbaar bewijs van hoe lokale of specifieke diensten (mogelijk een gemeentelijke dienst of een nutsbedrijf, gezien de vermelding van "Alg. Zaken") in de zomer van 1939 koortsachtig bezig waren met pre-mobilisatie en zelfbescherming. M. No