Getypte ambtelijke verklaring op grijs papier. 16 september 1940. HG.

10/39/1 M. 16 September 1940.

        Ondergeteekende verklaart hierbij, dat onderstaande 16

quitanties niet in handen der schuldenaren zijn geweest.

                                       De Directeur,

/ 1010 [symbool] 1436 [symbool met rode streep]
/ 1064 [symbool] 1494 [symbool met rode streep]
/ 1130 [symbool] 1543 [symbool met rode streep]
/ 1229 [symbool] 1549 [symbool met rode streep]
/ 1283 [symbool] 1558 [symbool met rode streep]
/ 1344 [symbool] 1559 [symbool met rode streep]
/ 1351 [symbool] 1629 [symbool met rode streep]
/ 1363 [symbool] 1706 [symbool met rode streep] * Inhoud: Het document betreft een formele verklaring van een directeur (instelling onbekend) aangaande 16 kwitanties. De kern van de verklaring is dat deze documenten nooit de schuldenaren hebben bereikt. Dit duidt op een administratieve correctie, mogelijk om te voorkomen dat schuldenaren ten onrechte als 'betaald' werden geregistreerd of om verlies van bewijsstukken te verantwoorden.
* Annotaties: De lijst met nummers (waarschijnlijk de nummers van de kwitanties) is voorzien van controlekenmerken. De rode schuine strepen aan de linkerzijde en de doorgehaalde handgeschreven symbolen (mogelijk een paraaf of een specifiek boekhoudkundig teken) aan de rechterzijde suggereren dat dit document is gebruikt tijdens een audit of controleproces.
* Formulering: De tekst is kort en zakelijk, kenmerkend voor ambtelijke correspondentie uit die tijd. Hoewel "De Directeur" is getypt, ontbreekt op dit exemplaar een handtekening, wat erop kan wijzen dat dit een archiefkopie of een doorslag is. De datum, 16 september 1940, plaatst het document in de vroege fase van de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode vond er veel administratieve herstructurering plaats, zeker bij financiële instellingen en overheidsorganen. Het is mogelijk dat dit document deel uitmaakt van een dossier over de afwikkeling van vorderingen of het beheer van tegoeden die onder toezicht kwamen te staan. De precieze aard van de schulden (belastingen, bankleningen, of verzekeringspremies) blijft zonder verdere dossierstukken onduidelijk, maar de strikte administratieve vastlegging wijst op een formele juridische of boekhoudkundige noodzaak.