[Binnen kader, linksboven]:
B I J B L A D V A N :
M. No. 46 B/39/1 , 193 40
DOORGEZONDEN : 12/12-'40.

[Linksonder, gedrukt]:
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Administratieve functie: Dit document diende als begeleidend schrijven of registratieblad ("Bijblad") voor een specifiek dossier of bericht. Het legt vast wanneer een stuk is doorgezonden binnen de bureaucratische keten.
* Dossierkenmerken: Het nummer "46 B/39/1" is de specifieke referentie naar het hoofdstuk of dossier waar dit blad bij hoort.
* Datering en correctie: Het jaartal was voorgedrukt als "193...", wat gebruikelijk was voor formulieren gedrukt in de jaren '30. Dit is handgeschreven aangepast naar "40" om het jaar 1940 aan te geven. De specifieke datum van doorzending is 12 december 1940.
* Formulierdetails: Het formulier is "Model No. 14" van de afdeling Algemene Zaken. De code linksonder ("10.000-10-1937-1016") is een drukkerij-indicatie: een oplage van 10.000 stuks, gedrukt in oktober 1937.
* Archivering: Het getal "99" in de rechterbovenhoek is een folionummer, waarschijnlijk toegevoegd tijdens de definitieve ordening van het archiefbestand. Het document dateert uit de eerste winter van de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. Ondanks de bezetting bleef de Nederlandse ambtelijke bureaucratie (zoals Algemene Zaken) grotendeels intact en functioneren volgens bestaande procedures en met gebruik van vooroorlogse voorraden papier en formulieren. Dit type documentatie is cruciaal voor het reconstrueren van de informatie- en besluitvormingsstromen binnen de overheid in oorlogstijd. M. No