Dienstbrief / Circulaire 25 september 1940 [Briefhoofd]
Nº 48/25/II M. 1940 26/9

Telefoon 43321, 43130
Toestellen 483, 568, 569, 576
No. ............................................................ G.M.B.

Verzoeke bij beantwoording datum en nummer van dezen brief te vermelden
Amsterdam, 25 Sept. 1940.

Gemeentelijk Materialenbureau
Oudezijds Achterburgwal 213 Amsterdam (Centrum)

Aan: Heeren Hoofden van Diensten en Bedrijven.

Hierbij heb ik de eer U te berichten, dat dezerzijds met de Brandstoffencommissie is overeengekomen, dat het voor de gemeentediensten niet noodig zal zijn de voorraadopgave van vaste brandstoffen, welk formulier wellicht door de Posterijen bij Uw Dienst is bezorgd, te doen invullen.

Volstaan kan worden met inzending aan mijn bureau van een opgave van de sinds 1 Juli aangeschafte huisbrandkolen (de bekende 20 %). Ook deze laatste opgave behoeft U niet te doen, indien U de kolen via het Gemeentemagazijn of de Gemeentegasfabrieken hebt betrokken.

TG.
[paraaf]

Het Hoofd van het
Gemeentelijk Materialenbureau,

[Handtekening: P. de Kruijff(?)]

1000-8-'40 * Onderwerp: Administratieve vereenvoudiging betreffende de registratie van brandstofvoorraden (vaste brandstoffen) door gemeentelijke diensten.
* Kernboodschap: Diensten hoeven een algemeen formulier van de Brandstoffencommissie niet in te vullen. Men moet enkel opgave doen van huisbrandkolen gekocht sinds 1 juli 1940, tenzij deze via interne gemeentelijke kanalen (magazijn of gasfabriek) zijn verkregen.
* Opmerkelijke details: De term "de bekende 20 %" duidt op een specifieke regeling of beperking die destijds algemeen bekend was binnen de ambtelijke wereld, waarschijnlijk gerelateerd aan de vroege distributiemaatregelen.
* Handgeschreven notities: Rechtsboven staan aantekeningen die lijken te wijzen op interne routering, waaronder de naam "H. Junkerman" en een verwijzing naar een afdelingshoofd. Dit document stamt uit de vroege periode van de Duitse bezetting van Nederland (mei 1940 - mei 1945). Hoewel de bezetting pas enkele maanden oud was, werd de schaarste aan grondstoffen en brandstoffen direct voelbaar.

De Brandstoffencommissie was verantwoordelijk voor het reguleren en rantsoeneren van brandstof. Het Gemeentelijk Materialenbureau van Amsterdam fungeerde als een centraal inkoop- en distributiepunt voor de diverse stadsdiensten om de efficiëntie te verhogen en tekorten te beheersen.

De brief illustreert hoe de bureaucratie probeerde om dubbele administratie te voorkomen (een landelijk formulier versus gemeentelijke rapportage), terwijl de grip op de schaarse kolenvoorraad voor de naderende winter van 1940-1941 werd verstevigd. De verwijzing naar "de bekende 20%" duidt op de eerste restricties waarbij verbruikers slechts een fractie van hun normale voorraad mochten aanleggen of behouden.