16 October 1940. Rijkskolenbureau, Carnegie-laan 12, 's-Gravenhage. Gemeentelijk Materialenbureau, voor Marktwezen, Amsterdam. RIJKSKOLENBUREAU
TELEGRAM-ADRES: KOLENBUREAU
TELEFOON INTERC. AA LOCAAL 390122

'S-GRAVENHAGE, 16 October 1940.
CARNEGIELAAN 12

GELIEVE BIJ UW ANTWOORD AAN TE HALEN:
№ 72.
395/41.06.002
Gem.Materialenbureau,,
voor Marktwezen
Amsterdam.

№ 48/25/12 M. 1940 (stempel)

Wij zenden U hierbij ons formulier № 72, betreffende Uw brandstoffenvoorziening gedurende de maand November 1940, met verzoek voor invulling hiervan zorg te dragen.
Ondanks de in onze circulaire № 61 dd. 19 September jl. gedane aansporing, om voor tijdige terugzending zorg te dragen, hebben meerdere verbruikers hieraan geen gevolg gegeven. Blijkbaar realiseeren zij zich niet, dat vertraging in de toezending der formulieren eveneens vertraging in het toewijzen der benoodigde hoeveelheden beteekent.
Wij dringen er daarom in het eigenbelang van verbruikers met klem op aan, er beslist voor zorg te dragen, dat bijgaand formulier ons in duplo (wit en rose exemplaar) vóór
25 October 1940 (onderstreept)
ingevuld en onderteekend bereikt.
Wij vestigen daarbij nogmaals Uw aandacht op het volgende:

a) Inzending. Een begeleidend schrijven bij de terugzending van het formulier is niet noodig, daar een eventueele toelichting op het formulier zelf in de daarvoor bestemde ruimte kan worden verstrekt.
b) Toelichting. Houdt Uw toelichting zoo beknopt mogelijk. Wij schenken daaraan evenzeer aandacht als aan een lange uiteenzetting.
c) Omwisseling van soorten. Het kan gebeuren, dat de door ons op onze toewijzigingen aangegeven soort op een gegeven moment tijdelijk niet beschikbaar is en dat de mijn U dan spoedshalve een andere soort levert. In zulke gevallen gelieve U dit op het formulier te vermelden.
d) Bezoeken. Zonder voorafgaande afspraak kunnen bezoeken te onzen kantore, behoudens in bijzondere gevallen, niet worden afgewacht.
e) Aflevering en Expeditie. Herhaaldelijk ontvangen wij schriftelijk of telefonisch het verzoek, om voor afzending van toegewezen hoeveelheden zorg te dragen. Deze aangelegenheden ressorteeren echter in eerste instantie onder de door ons voor levering aangewezen mijn of importeur, resp. de handelaren. Onze taak is de hier te lande voor verkoop beschikbare hoeveelheden binnen het kader der transportmogelijkheden zoo billijk mogelijk te verdeelen en behoudens in noodgevallen, waarin onmiddellijk ingrijpen geboden is, gelieve U zich voor aflevering steeds te wenden tot de in onze toewijzigingen aangegeven firma, door wier tusschenkomst de levering zal geschieden. Alleen in gevallen, waarin de levering rechtstreeks plaats vindt, kunt U zich direct met den producent of importeur in verbinding stellen.
f) Invulling. Ondanks onze duidelijke aanwijzingen ten aanzien van het invullen der formulieren, is het aantal door de verbruikers gemaakte fouten nog zeer groot. De vorige maand hebben wij vele formulieren moeten terugzenden, omdat daarin onjuistheden voorkwamen, welke te onzen kantore niet konden worden opgelost. Onnoodig te zeggen, dat

(A) 15189 - '40 Dit document is een officiële administratieve brief van het Rijkskolenbureau, een overheidsinstantie die verantwoordelijk was voor de distributie van brandstoffen. De toon is formeel, dwingend en bureaucratisch. De kern van de brief is een waarschuwing: consumenten (in dit geval een gemeentelijke dienst) moeten hun formulieren voor brandstoftoewijzing strikt op tijd en correct invullen, anders dreigt er vertraging in de levering.

Opvallend is de gedetailleerde instructie (punten a t/m f) die bedoeld is om de administratieve last voor het Rijkskolenbureau te verminderen. Er wordt nadrukkelijk gevraagd om geen aparte brieven te sturen en niet onaangekondigd langs te komen. Ook wordt de verantwoordelijkheid voor de fysieke levering expliciet bij de mijnen en handelaren gelegd, niet bij het bureau zelf. Het document dateert van 16 oktober 1940, slechts enkele maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. In deze periode begon de schaarste aan vitale grondstoffen, zoals kolen, merkbaar te worden.

Het Rijkskolenbureau speelde een cruciale rol in de distributie- en rantsoeneringspolitiek van de bezettingsjaren. Omdat Nederland voor de verwarming van huizen en het draaiende houden van de industrie afhankelijk was van kolen (voornamelijk uit de Limburgse mijnen en import uit Duitsland), was een strikte centrale regie noodzakelijk om tekorten te beheersen. De brief illustreert de overgang naar een geleide economie waarin elk verbruik via formulieren en strikte deadlines moest worden verantwoord. De ontvanger, het Gemeentelijk Materialenbureau van Amsterdam, fungeerde als tussenstation voor de lokale verdeling in de hoofdstad.