Administratieve verklaring. 5 september 1939. HG.

10/41/1 M.
n 18

[Handgeschreven: Verzonden 5/9]

5 September 1939.

Ondergeteekende verklaart, dat onderstaande 18 quitanties niet in handen der schuldenaren zijn geweest.

De Directeur,

no. 03470 [stempel] no. 03966 [stempel]
no. 03610 [stempel] no. 03409 [stempel] (correctie: no. 04094)
no. 03652 [stempel] no. 04107 [stempel]
no. 03720 [stempel] no. 04108 [stempel]
no. 03744 [stempel] no. 04109 [stempel]
no. 03766 [stempel] no. 04110 [stempel]
no. 03901 [stempel] no. 04119 [stempel]
no. 03923 [stempel] no. 04142 [stempel]
no. 03930 [stempel] no. 04171 [stempel] Dit document is een officiële verklaring, ondertekend (of namens) "De Directeur", waarin wordt vastgesteld dat 18 specifiek genummerde kwitanties nooit in het bezit zijn gekomen van de betreffende schuldenaren.

De tekst bevat de verouderde spelling ("ondergeteekende", "quitanties"), wat gebruikelijk was in 1939. De handgeschreven notitie "Verzonden 5/9" bovenaan geeft de verwerkingsdatum aan. Naast elk nummer in de lijst staat een klein paars rond stempeltje, wat duidt op een administratieve controle of verificatie per item. De afkorting "HG." in de linkerbovenhoek verwijst mogelijk naar de instantie of afdeling (bijv. Hoofdbureau of een specifieke handelsonderneming). Het document dateert van 5 september 1939, slechts enkele dagen na het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in Europa. Hoewel Nederland op dat moment nog neutraal was, ging de reguliere bureaucratie en administratie gewoon door.

Dergelijke verklaringen zijn van belang voor de boekhouding en accountantscontrole. Wanneer kwitanties (bewijzen van betaling) zijn aangemaakt maar niet zijn uitgereikt, moet dit officieel worden vastgelegd om fraude of misverstanden over openstaande schulden te voorkomen. Het suggereert dat de betreffende posten ofwel geannuleerd zijn, of dat de betaling op een andere wijze is afgehandeld zonder gebruik te maken van deze specifieke genummerde formulieren. Hoofdbureau