Handgeschreven ambtelijke notitie/conceptbrief met kantlijnaantekeningen. 19 april 1940 en 22 april 1940. [Hoofdtekst in zwarte inkt:]

uitgeput is, ten laste der exploitatie
worden geboekt. Daar de vergoeding
wegens verhuiskosten door het rijk aan de gemeente
(te betalen), de tot nog toe gemaakte inrichtingskosten
al reeds f 5000.- vermoedelijk met ruim
f 2000.- zullen overschrijden, zou bovenbedoeld
krediet met de genoemde kosten kunnen
worden aangevuld. De inrichtingskosten
zowel als de door het rijk aan de
gemeente betaalde of alsnog te betalen
vergoedingen zullen echter ten slotte
ook ten laste resp. ten gunste der
exploitatie rekening [?] komen.

En een en ander ter beoordeling Afd. Financiën

19/4 '40
[onleesbare paraaf, mogelijk 'Ay']

Informeeren s.v.p. hoeveel de kosten
zullen bedragen. 22-4-'40 [paraaf 'Ay']

[Kantlijnaantekeningen in rood potlood, verticaal geschreven:]

In overleg met dhr. v.d. W.B.2.
opdracht gegeven (bon 988 dd. 21/4 '40)
door aanbesteding
Rijksambt. bijwonen.
departementen wederlandsche [?] Dit document is een intern ambtelijk schrijven betreffende een financiële verrekening. De kern van de zaak is dat een bepaald krediet uitgeput is. Er wordt voorgesteld om de kosten voor inrichting en verhuizing te boeken op de exploitatierekening.

Uit de tekst blijkt dat de inrichtingskosten hoger uitvallen dan verwacht (reeds 5000 gulden, met een verwachte overschrijding van nog eens 2000 gulden). Er is sprake van een financiële wisselwerking tussen "het Rijk" en een "gemeente". De schrijver stelt voor om het tekort op het krediet aan te vullen met deze specifieke posten, aangezien deze uiteindelijk toch op de exploitatierekening (ten gunste of ten laste) terechtkomen.

De notitie wordt op 19 april 1940 ter beoordeling voorgelegd aan de Afdeling Financiën. Op 22 april volgt een reactie (waarschijnlijk van een superieur) met het verzoek eerst te informeren naar de exacte hoogte van de kosten.

De rode aantekeningen in de marge duiden op de uitvoering: er is op 21 april (bon 988) opdracht gegeven na overleg met een bepaalde functionaris ("v.d. W.B.2"), waarbij de uitvoering via aanbesteding moet verlopen en een Rijksambtenaar aanwezig dient te zijn. Het document dateert van april 1940, slechts enkele weken voor de Duitse inval in Nederland (10 mei 1940). Het biedt een inkijkje in de reguliere, bijna banale bureaucratische processen van de Nederlandse overheid aan de vooravond van de oorlog.

De bedragen (5000 en 2000 gulden) waren voor die tijd aanzienlijk. De strikte scheiding tussen Rijks- en gemeentegelden en de noodzaak voor zorgvuldige verantwoording via de Afdeling Financiën en openbare aanbestedingen zijn typerend voor de vooroorlogse Nederlandse bestuursstijl. De vermelding van "inrichtingskosten" en "verhuiskosten" suggereert de verhuizing of herinrichting van een overheidsinstantie of een door het Rijk gesubsidieerde gemeentelijke instelling.