Administratieve notitie (interne bijlage of geleidebriefje). [Stempel linksboven:]
B I J - B L A D V A N :
M. No. 98/7/5 1940
DOORGEZONDEN: 1/8

[Handgeschreven tekst:]
de ingediende declaratie à f 100.47
plus de nagekomen kosten à 11.-
telefoon
betreft stook en ruststand met
inkwartiering per 29 mei 1940.
deze kosten staan niet wijzen

[Paraaf/Stempel rechtsonder:]
(W)

[Voorgedrukte voetnoot:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een administratieve notitie betreffende de financiële afwikkeling van kosten gemaakt voor de inkwartiering van militairen. De tekst somt twee bedragen op: een hoofdeclaratie van 100,47 gulden en aanvullende ("nagekomen") kosten van 11 gulden, die onder andere betrekking hebben op telefoonkosten.

De kern van de declaratie betreft "stook en ruststand". In de militaire administratie van die tijd verwees "stook" naar vergoedingen voor verwarming en "ruststand" naar de periode waarin troepen weliswaar ingekwartierd waren bij burgers of in gebouwen, maar niet direct in gevechtshandelingen waren verwikkeld (of in afwachting van demobilisatie).

De laatste zin, "deze kosten staan niet wijzen", is grammaticaal wat ongebruikelijk, maar in deze context betekent het waarschijnlijk dat deze specifieke posten niet elders in de reguliere boeken of op eerdere overzichten voorkomen ("staan niet [aan te] wijzen" of "worden niet elders getoond"). Het document is gedateerd op 29 mei 1940, slechts twee weken na de Nederlandse capitulatie (15 mei 1940). Tijdens en vlak na de meidagen van 1940 was er op grote schaal sprake van inkwartiering van het Nederlandse leger dat zich hergroepeerde of werd gedemobiliseerd.

Burgers en instanties die militairen hadden gehuisvest of diensten hadden geleverd, konden hiervoor declaraties indienen bij het Departement van Defensie of Algemene Zaken. Dit formulier (Model No. 14) is een typisch voorbeeld van de bureaucratische afhandeling van de enorme hoeveelheid claims die in de nasleep van de Duitse inval moesten worden verwerkt. De datum "1/8" bij "doorgezonden" suggereert dat de uiteindelijke verwerking van dit specifieke briefje pas in augustus 1940 plaatsvond.