Ambtelijke correspondentie / Nota. 2 februari 1941. [Marginale aantekening linksboven:]
Nota accountant Financiën e.z.
Aanschaffing vulpen-
houder
7/4/2 II 3/2/41 HS

[Hoofdtekst:]
A’dam, 2/2 1941
W. L. M.

Onder terugzending van de met Uw kantbrief dd: 27 Januari jl. om advies ontvangen stukken No. 176/82. 2 Fin 1941 heb ik de eer U het volgende te berichten.

[Doorgehaald: Oorspronkelijk maakte het personeel der Centrale Markt, belast met het doen onderteekenen der huurcontracten, gebruik van vulpenhouders, welke hun eigendom waren. Hiertegen werd door dit personeel bezwaar gemaakt, waarna] Daarom werd in het jaar 1936 deze aangelegenheid [doorgehaald: mondeling] besproken met den Accountant Rosenberg, die [doorgehaald: destijds] was belast met de contrôle over mijn dienst. Hem werd de vraag voorgelegd of de onderhavige contracten met anilinepotlood konden worden geteekend; hierop werd ontkennend geantwoord, omdat deze accountant het niet gewenscht achtte, den Burgemeester contracten voor te leggen, welke [invoeging: door de wederpartij] met potlood waren geteekend.

Ik werd dan ook gemachtigd over te gaan tot het aanschaffen van eenige vulpenhouders. Op 23/12 1936 werd gekocht bij „De Vulpenimporteur” 1 vulpen à f 3,25 en op 17/12 1937 1 vulpen bij Gebr. Winter à f 3.--. Deze uitgaven werden per kas voldaan.

[Marginale aantekening links:] De onderhavige aanschaffing vervangt dus een der bovengenoemde vulpennen, welke onbruikbaar is geworden.

[Vervolg hoofdtekst, deels doorgehaald:] [Doorgehaald: Bij deze aanschaffingen was het Gemeentemagazijn niet ingeschakeld.]
De vulpen, welke het eerst werd aangeschaft, is onbruikbaar geworden. [Doorgehaald: nevenstaande] [Invoeging: Daarom] besloot ik een nieuwe aan te schaffen [doorgehaald: Daar] door het personeel geklaagd werd over de slechte kwaliteit van de [invoeging: in 1936] aangeschafte vulpenhouders, [doorgehaald: besloot ik een nieuwe aan te schaffen] van betere kwaliteit. [Doorgehaald: Ook bij de vorige aankopen het Gemeentemagazijn niet was ingeschakeld.]

De practijk heeft op de Centrale Markt geleerd, dat de [doorgehaald: huurders der pakhuizen of opstallen] voor het teekenen der huurcontracten [invoeging: de huurders] in hun pakhuizen moeten worden opgezocht; in den aanvang werden nl. de betreffende personen opgeroepen om op mijn kantoor te komen teekenen; dit geschiedde dan eerst, nadat vele malen was gewaarschuwd; hiermede ging veel tijd verloren [doorgehaald: en bleek een vlot verloop...] Dit document is een ambtelijke verantwoording voor de aankoop van kantoormateriaal, specifiek vulpennen. De kern van het betoog is dat contracten niet met potlood getekend mogen worden als deze aan de Burgemeester moeten worden voorgelegd. Omdat het personeel weigerde eigen pennen te gebruiken en het "opsturen" van huurders naar kantoor voor de handtekening te traag verliep, moest de buitendienst uitgerust worden met fatsoenlijke vulpennen.

Opvallend is de bureaucratische precisie: er wordt gerefereerd aan overleg met een accountant uit 1936 en aankopen van enkele guldens uit 1936 en 1937 worden aangehaald om de huidige nieuwe aanschaf te rechtvaardigen. Het document bevat veel correcties, wat wijst op een conceptversie of een zeer zorgvuldig geformuleerde definitieve nota waarin tijdens het schrijven de argumentatie werd aangescherpt. Hoewel de datum (februari 1941) midden in de Duitse bezetting van Nederland valt, ademt dit document de sfeer van de reguliere gemeentelijke bureaucratie van Amsterdam. De "Centrale Markt" (de huidige Food Center Amsterdam aan de Jan van Galenstraat) was een vitaal onderdeel van de stedelijke infrastructuur.

In de vroege oorlogsjaren draaide het ambtelijk apparaat grotendeels door volgens de bestaande regels. De discussie over de "anilinepotlood" (een potlood waarvan de kleur door chemische reactie permanent wordt, vaak gebruikt voor officiële documenten vóór de brede acceptatie van de balpen) versus de vulpen was een klassiek administratief vraagstuk. Het feit dat men een handtekening van de huurder 'in het pakhuis' ging halen, getuigt van een pragmatische aanpak om de huurpenningen en contracten in de markt op orde te houden.