Getypte ambtelijke nota/brief. 3 februari 1941. Accountant Financiën (vermoedelijk Gemeente Amsterdam, gezien de referentie naar de Centrale Markt). D/HG.

7/4/2 M.
1 3 Februari 1941.

Nota accountant Financiën
inzake aanschaffing vulpen-
houder.
den Heer Wethouder
voor de Levensmiddelen,
A l h i e r .

    Onder terugzending van de met Uw kantbrief d.d. 27

Januari jl. om advies ontvangen stukken No.176/82.2 Fin./
166 L.M.1941 heb ik de eer U het volgende te berichten.

    De practijk heeft op de Centrale Markt geleerd, dat

de huurders der pakhuisafdeelingen voor het teekenen der huur-
contracten in hun pakhuizen moeten worden opgezocht; in den
aanvang werden namelijk de betreffende personen opgeroepen
om op mijn kantoor te komen teekenen; dit geschiedde dan
eerst, nadat vele malen was gewaarschuwd; hiermede ging veel
tijd verloren hetgeen een beletsel voor een vlotte verhuring
bleek te zijn. Daarom werd in het jaar 1936 deze aangelegen-
heid mondeling besproken met den accountant Rozenberg, die
destijds was belast met de contrôle over mijn dienst. Hem
werd de vraag voorgelegd of de onderhavige contracten met
anilinepotlood konden worden geteekend; hierop werd ontken-
nend geantwoord, omdat deze accountant het niet gewenscht
achtte, den Burgemeester contracten voor te leggen, welke
door de wederpartij met potlood waren geteekend. Ik werd dan
ook gemachtigd over te gaan tot het aanschaffen van eenige
vulpenhouders. Op 23 December 1936 werd gekocht bij "De
Vulpenimporteurs" 1 vulpen à f 3,25 en op 17 December 1937
1 vulpen bij Gebr. Winter à f 3,-; deze uitgaven werden per
kas voldaan.

    De onderhavige aanschaffing is een vervanging van

een der bovenbedoelde vulpenhouders, welke onbruikbaar was
geworden. Daar door het personeel geklaagd werd over de
slechte kwaliteit van de in 1936 aangeschafte vulpenhouder,
is er thans een van betere kwaliteit aangeschaft.

    Op grond van het bovenstaande ben ik van meening,

dat de aanschaffing op zichzelf te verantwoorden was en der-
halve ten laste van de Gemeente behoort te blijven. * Kern van het document: Het document betreft een verantwoording van een kleine uitgave (een vulpenhouder) door de gemeentelijke accountant. Het dient als bewijs dat de aankoop noodzakelijk was voor de efficiëntie van de bedrijfsvoering bij de Centrale Markt.
* Problematiek: Voorheen moesten huurders naar kantoor komen om te tekenen, wat vertragingen opleverde. Men wilde overstappen op het tekenen 'in het veld' (de pakhuizen). Omdat handtekeningen met potlood niet acceptabel waren voor officiële stukken die aan de burgemeester werden voorgelegd, was de aanschaf van draagbare pennen met inkt (vulpennen) noodzakelijk.
* Bedragen: Er wordt gerefereerd aan eerdere aankopen van f 3,25 en f 3,-. Het feit dat er over een dergelijk klein bedrag een formele nota geschreven moet worden, getuigt van de strikte bureaucratie en controle op de gemeentelijke financiën in die tijd.
* Personen: Er wordt verwezen naar een "accountant Rozenberg" die in 1936 de controle uitvoerde. * Tijdsbeeld: Het document is gedateerd op 3 februari 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland. Hoewel de inhoud puur administratief en civiel lijkt, valt de datum in een periode van toenemende spanningen (vlak voor de Februaristaking).
* Centrale Markt: De Centrale Markt (tegenwoordig het Food Center Amsterdam) was van vitaal belang voor de voedselvoorziening van de stad. De wethouder van Levensmiddelen had in oorlogstijd een cruciale rol vanwege de schaarste en de distributie van voedsel.
* Bureaucratie: De noodzaak om handtekeningen met inkt te zetten in plaats van potlood (ook het vermelde anilinepotlood, dat een meer permanente afdruk gaf maar blijkbaar toch werd afgewezen) benadrukt het belang van juridische en archivistische houdbaarheid van contracten. Vulpennen waren destijds een modern hulpmiddel om deze professionaliteit buiten de kantoormuren te waarborgen. Er wordt verwezen naar een "accountant Rozenberg" die in 1936 de controle uitvoerde.